Hvad er indkøbsstyring? En afgørende faktor for din forretnings succes

Hvis din forretning skal gro til sit fulde potentiale, er det utrolig vigtigt, at du ikke behandler din indkøbsstyring som en orkidé, du glemmer at stille i vase, vande og give lys.

Vil du se din virksomhed blomstre, er du simpelthen nødt til at tænke på indkøbsstyringen som mere end noget du ordner, når du lige føler for det

For når du driver en forretning med varen i centrum, skal du vide, hvad indkøbsstyring er og ikke se det som et sekundært arbejdsområde. Det er nemlig en vigtig åre i virksomhedens forsyningskæde, der direkte påvirker den finansielle sundhed og operationelle effektivitet.

(Det er bestemt ikke ligegyldigt, om du bestiller 10 eller 100 varer hjem fra den første og bedste leverandør i telefonbogen på et eller andet tilfældigt tidspunkt. )

Og du kan faktisk spare en hel masse tid, penge og skuffede kunder ved at få helt styr på, hvad indkøbsstyring er – og særligt, hvor vigtigt det er, at den er tæt forbundet med din lagerstyring. 

For det at have styr på din lagerbeholdning er nøglen til at lave de helt rigtige indkøb, der sørger for, at du både kan imødekomme kundernes efterspørgsel og holde dine lagerværdier nede på et fornuftigt niveau.

I denne artikel vil vi tage dig et spadestik dybere ned i, hvad indkøbsstyring er og, hvordan din forretning opnår større succes med effektiv indkøbsstyring, der spiller sammen med din lagerstyring. Sidst i indlægget får du endda et skræddersyet lagerark, der kan understøtte dit nye fokus på indkøbsstyringen.

Men først: Hvad er indkøbsstyring egentlig?

Hvad er indkøbsstyring: Disse elementer er vigtige for din indkøbsstyring

Som nævnt skal du se din indkøbsstyring som mere end et månedligt opkald til en leverandør. Det er lidt mere omfattende end som så, da den består af:

• Opdateringer af din lagerbeholdning: Uden et korrekt øjebliksbillede af, hvor mange varer du har på lager, vil dine indkøb blive gjort på et forkert grundlag.
• Indsamling af indkøbs- og salgsrapporter: For at kunne forudsige, hvor mange varer, der skal bestilles for at imødekomme efterspørgslen, er det vigtigt at indsamle indkøbs- og salgsrapporter.
• Bestillingen af varer: Sker det via e-mail, en B2B-webshop eller ringer du direkte til leverandøren? 
• Overblik over bestillingsstatussen: En klar og overskuelig oversigt over alle indkøbsordrerne, omkostningerne, leveringsdatoer, valutaer, kunderne m.m. 
• Leverandøroversigt: En oversigt over dine leverandører, leverandørfakturaer, varekataloger, kontaktinformationer, adresser, generelle leveringstider og priser. 
• Registrering af varemodtagelser: For at din varebeholdning skal forblive opdateret, er det vigtigt, at du får effektiviseret og systematiseret registreringen af indkomne varer.

Alle punkterne er selvfølgelig vigtige for at optegne, hvad din indkøbsstyring er. Dog er særligt de aspekter, der direkte vedrører din lagerstyring, afgørende for, om dine kunder vil modtage deres varer til tiden, og for at du ikke bestiller for mange varer hjem, som du ikke kan få afsat.

Lad os kigge lidt nærmere på det.

Derfor er effektiv lagerstyring en vigtig del af god indkøbsstyring 

Uden systematisk og flittig vedligeholdelse af dine lagertal, vil du altid være fanget i risikozonen for at købe fejlagtigt ind. Og dine lagertal er alt andet end stillestående. Faktisk ændrer de sig hver gang du:

1. Køber ind
2. Nedskriver en vare
3. Registrerer en ordre 
4. Fuldfører et salg.

Men hvis du dedikerer dig til at holde din lagerbeholdning opdateret gennem grundig lagerstyring, kan du altså skabe et rigtigt godt grundlag for din indkøbsstyring, så du både imødekommer efterspørgslen og holder dine lagerværdier nede:

Når du har styr på lagerbeholdningen, vil du have varerne klar til kunderne

Forsømmer du at opdatere tallene for din varebeholdning, så når du simpelthen ikke at se katastrofen, før den rammer dig med fuld kraft. For imens du i god tro accepterer salgsordrer til højre og venstre med løftet om en hurtig levering, er din beholdning for kundernes ønskede varer blevet kritisk lav.

Faktisk indser du, at hylden er tom, når du går ud på lageret.

Det giver altså en masse forsinkelser på de ordrer, du lige har givet en leveringsdato og afsendt en faktura på.

Men når du i stedet afsætter god tid af til at holde dine lagertal ved lige, kan du altså afværge uheldet. Et godt råd hertil er, at du finder en minimumslagerbeholdning for hver vare i dit sortiment. Når du så opdaterer dine lagerark og opdager, at du er ved at ramme denne minimumsbeholdning, kan du omgående bestille nye varer hjem, så dine hylder ikke vil blive ensomme.

Det vil altså sige: Når du har et fast blik på dine lagertal, vil du kunne understøtte din indkøbsstyring, således at kunderne aldrig må vente længe på deres ordrer. 

Og så kommer de tilbage en anden gang.

Når du har styr på dine lagerrapporter, kan du spare penge på dit lager

Hvis du omvendt forsøger at overkompensere for de skuffede kunder ved at køre en mere offensiv indkøbsstyring, kan det dog også ende galt.

For hvis du bare træder speederen i bund på indkøbene, vil du højst sandsynligt købe en del produkter, du ender med ikke at kunne få afsat inden for en overskuelig fremtid. Det betyder, at varerne bare står og optager plads og penge på dit lager. 

Det er dyrt i længden.

For at undgå dette, og altså indkøre en mere effektiv lager- og indkøbsstyring, anbefales det, igen, at du opdaterer din varebeholdning, så den er helt up to date. Men oveni det, kan du med stor fordel begynde at samle rapporter på alle dine indkøb og salg.

Med dem i hånden har du et meget bedre blik for, om der eventuelt kan spottes sæsonmæssige fald i efterspørgslen på bestemte varer, hvortil du så kan holde igen med indkøbet af disse.

Eller også opdager du, at der er nogle leverandører, som leverer færre, måske endda lidt dyrere, varer end andre – til gengæld langt hurtigere. Her kan du så holde dig til at bestille hyppigere fra dem. 

På den måde overfylder du nemlig ikke dit lager for at imødekomme den umiddelbare efterspørgsel med en masse varer, du alligevel ikke får afsat. Og det er godt for din forretning. For det er dyrere at være lænket fast til tonstunge lagerværdier, end at betale en lidt højere indkøbspris for varer, du til gengæld kan få solgt.

Så en rapportbaseret indkøbsstyring hjælper dig altså med at holde dine lagerværdier på et sundt, lavt niveau.

Og dermed kan du spare en del penge, når du kombinerer effektiv lagerstyring med din indkøbsstyring.

Få mere struktur på lagerbeholdningen og indkøbstyringen med Rackbeats lagerark

Hvis du gerne vil have lidt hjælp til at holde bedre orden i lagertallene, så du får en mere præcis indkøbsstyring, kan du med stor fordel downloade vores skræddersyede lagerark ved at udfylde formularen herunder: