KPI – Key Performance Indicators

Sådan anvendes KPI’er

KPI’er varierer mellem industrier og afdelinger, afhængigt af virksomhedens mål og strategi. Nedenfor kan du se et eksempel på, hvordan forskellige virksomheder har fokus på bestemte KPI’er: 

• Produktionsvirksomheder: Fokus på produktionseffektivitet og kvalitetskontrol.
• E-handel: Måling af konverteringsrater og gennemsnitlig ordreværdi.
• Logistik: Lageromsætningshastighed og leveringstider.

Uanset konteksten bør KPI’erne være skræddersyet til virksomhedens behov og strategi. KPI’er bør være SMART (Specifikke, Målbare, Opnåelige, Relevante og Tidsbegrænsede) for at sikre, at de effektivt kan drive forbedringer.

SMART-modellen

SMART-modellen bruges til at sikre, at KPI’er er effektive og målbare. SMART-modellen er en metode til at sikre, at du vælger de rette KPI’er til din situation:

• Specifikke: Definér præcist, hvad KPI’en skal måle. Eksempel: I stedet for blot at måle “kundetilfredshed,” kan du måle “antallet af positive kundeanmeldelser pr. måned.”
• Målbare: KPI’en skal kunne kvantificeres. Eksempel: “Øg lageromsætningshastigheden med 10 % over seks måneder.”
• Opnåelige: Sæt realistiske mål, der er inden for virksomhedens kapacitet.
• Relevante: KPI’en skal understøtte virksomhedens strategiske mål.
• Tidsbegrænsede: Angiv en klar tidsramme for, hvornår målet skal være opnået.

Flere eksempler på KPI’er

1. Finansielle KPI’er: Indtægter, profitmargin, omkostninger.
2. Kundeservice KPI’er: Kundetilfredshed, Net Promoter Score (NPS), kundeklager.
3. Operationsmæssige KPI’er: Lageromsætningshastighed, ordreopfyldelsesrate, produktionsgennemløbstid.
4. Salgs- og marketing KPI’er: Leadkonverteringsrate, SEO-ranking, social media engagement.

Hvad er low-level KPI?

Low-level KPI’er fokuserer på specifikke processer eller afdelinger og bruges til at måle daglige eller operationelle aktiviteter. Disse KPI’er hjælper med at overvåge detaljerede præstationer og sikrer, at mindre processer bidrager til organisationens overordnede mål.
Eksempel: Lageromsætningshastighed eller nøjagtighed i ordreopfyldelse er typiske low-level KPI’er, der sikrer effektivitet i forsyningskæden.

Hvad er high-level KPI?

High-level KPI’er er strategiske nøgletal, der bruges til at måle organisationens overordnede succes. De fokuserer på bredere mål og kan omfatte virksomhedens samlede indtægter, profitmargin eller kundetilfredshed.
Eksempel: Net Promoter Score (NPS) er en high-level KPI, der indikerer kundeloyalitet og tilfredshed på tværs af virksomheden.

Hvordan fastsætter man en KPI?

For at fastsætte effektive KPI’er skal du:

1. Identificere mål: Forstå, hvad du ønsker at opnå, og hvordan KPI’en understøtter virksomhedens strategi.
2. Definere målemetoder: Sikre dig, at KPI’en kan kvantificeres og overvåges.
3. Involvere interessenter: Få input fra teamet for at sikre, at KPI’en er realistisk og relevant.
4. Opsætte benchmarks: Definér tydelige standarder for succes og målbar fremgang.

Hvad gør KPI’er effektive?

Effektive KPI’er er:

• Tydeligt definerede: De skal være lette at forstå og anvende.
• Justerbare: KPI’er skal kunne tilpasses, når virksomhedens mål ændrer sig.
• Handlingsorienterede: KPI’er skal give indsigt, der kan omsættes til konkrete forbedringer. Ved at bruge et system som Rackbeats platform kan du sikre, at KPI’erne overvåges i realtid og understøtter datadrevne beslutninger.

Hvor mange KPI’er skal jeg bruge?

Antallet af KPI’er afhænger af din virksomhed og dine mål. En god tommelfingerregel er at vælge 3-5 high-level KPI’er, der repræsenterer virksomhedens overordnede mål, og 5-10 low-level KPI’er, der fokuserer på specifikke processer eller afdelinger. For mange KPI’er kan skabe forvirring, så det er vigtigt at prioritere de mest relevante nøgletal.

Eksempler på KPI’er i lagerstyring og engros

I lager- og engrosbranchen er det vigtigt at måle de rigtige KPI’er for at sikre effektivitet og vækst. Her er nogle af de mest anvendte KPI’er:

– Lageromsætningshastighed (Inventory Turnover): Hvor ofte dit lager bliver solgt og genopfyldt i en given periode.

– Ordrebehandlingstid (Order Cycle Time): Tiden fra en ordre modtages, til den er afsendt.

– Pluknøjagtighed (Pick Accuracy): Hvor præcist medarbejderne plukker varer ift. ordren.

– Tilgængelighed på lager (Stock Availability): Hvor ofte kunderne kan få deres varer direkte fra lager.

– Returneringsrate: Hvor mange ordrer der returneres, og hvorfor.

Hvorfor KPI’er er afgørende for lagerstyring

Uden konkrete, målbare nøgletal risikerer du at træffe beslutninger baseret på mavefornemmelser eller forældede data. KPI’er (Key Performance Indicators) fungerer som kompas i din lagerstyring – de viser dig, hvor der er problemer, hvor der er fremgang, og hvor der er potentiale for optimering.

Her er nogle af de vigtigste fordele ved at arbejde aktivt med KPI’er i din lagerdrift:

1. Identificere flaskehalse i pluk og pak:
Ved at måle f.eks. plukhastighed og pluknøjagtighed kan du hurtigt få øje på, hvor processerne halter. Det gør det muligt at tilpasse bemanding, layout eller arbejdsrutiner – og i sidste ende øge effektiviteten.

2. Optimere indkøbsstrategier:
Hvis dine KPI’er viser, at bestemte varer konsekvent er i restordre, eller at andre ligger for længe på lager, kan du justere genbestillingsniveauer og timing. Det betyder færre udsolgte varer og mindre spild.

3. Øge kundetilfredsheden gennem hurtigere levering:
Når du måler ordrebehandlingstider og leveringspræcision, får du et klart billede af, hvor godt du lever op til kundernes forventninger. Ved at forbedre disse nøgletal øger du chancen for gentagne køb, positiv feedback og effektiv ordrestyring.

4. Reducere kapitalbinding i lagerbeholdning:
Overfyldte hylder koster penge. Med KPI’er som lageromsætningshastighed og gennemsnitlig lagerdage kan du holde øje med, om din lagerkapacitet bruges effektivt – og frigøre likviditet til andre dele af forretningen.

Sådan opsætter du effektive KPI’er

At arbejde med KPI’er handler ikke bare om at måle for målingens skyld – det handler om at måle det rigtige. Her er en enkel, men effektiv fremgangsmåde til at opsætte KPI’er, der rent faktisk driver din forretning fremad:

1. Start med dine forretningsmål

Spørg dig selv (eller dit team): Hvad vil vi opnå?

Ønsker I at øge plukkeeffektiviteten, reducere lageromkostninger, minimere fejl eller forbedre kundeoplevelsen? Når målet er klart, er det meget nemmere at finde de rigtige KPI’er. For eksempel:

– Hvis målet er hurtigere ekspedition, så mål ordrebehandlingstid.

– Hvis målet er færre returvarer, så mål returneringsrate eller fejlpluk.

2. Vælg målbare og relevante indikatorer

En god KPI skal være konkret, datadrevet og handlingsorienteret. Det kan fx være:

– Antal fejlpluk pr. uge

– Gennemsnitlig lagerdage pr. vare

– Forsendelsestid fra ordre til afsendelse

– Plukpræcision i procent

– Lagerværdi i forhold til omsætning

Undgå vage eller følelsesbaserede mål – KPI’er skal kunne dokumenteres og følges op løbende.

3. Brug et system som Rackbeat til at hente data

Med et lagerstyringssystem (WMS) som Rackbeat kan du automatisere opsamlingen af dine nøgletal og trække realtidsdata direkte fra driften. Det sparer tid og giver dig valide datagrundlag til dine KPI’er – uden manuelle regneark og usikre skøn.

4. Evaluer og juster løbende

KPI’er skal ikke være statiske. Når forretningen vokser, sortimentet ændres eller nye behov opstår, bør dine målepunkter også justeres. Gennemgå dine KPI’er med jævne mellemrum og spørg:

• Er denne KPI stadig relevant?

• Er målet realistisk – eller for lavt/højt sat?

• Skaber den værdi eller bare støj?

På den måde sikrer du, at dine KPI’er forbliver relevante og understøtter dine strategiske mål – frem for at blive endnu en rutinemæssig rapport uden effekt.

Rackbeat: Optimering af KPI’er gennem realtidsdata

Rackbeat understøtter virksomheder i effektivt at overvåge og forvalte deres KPI’er gennem den avancerede lagerstyringsplatform. Med realtidsdata og dybdegående analyser tilbyder Rackbeat indsigt i en række operationsmæssige KPI’er, såsom lageromsætningshastighed, nøjagtighed i ordreopfyldelse og genbestillingshyppighed. Dette giver virksomheder mulighed for at identificere flaskehalse, forbedringsområder og effektivitetsgevinster inden for deres lager- og forsyningskædeoperationer.

Ved at bruge Rackbeat kan virksomheder nemt tilpasse og opdatere deres KPI’er i takt med, at deres forretningsmål udvikler sig. Platformen tilbyder brugervenlige dashboards og rapporteringsværktøjer, der gør det muligt for beslutningstagere at få et overblik over deres performance og træffe datadrevne beslutninger for at optimere deres operationer.

Få endnu flere metoder til at forbedre din performance

Vil du holde dig opdateret på de bedste måder at arbejde med KPI’er og lagerstyring på? Tilmeld dig vores nyhedsbrev helt gratis og få eksklusive tips, guides og nyheder om, hvordan du kan optimere din virksomhed. Hos Rackbeat deler vi løbende værdifuld indsigt og inspiration, der hjælper dig med at nå dine mål – smartere og hurtigere.