Godkendelsesflow for ordrer
Et godkendelsesflow for ordrer er en struktureret proces, hvor en eller flere personer i en virksomhed skal godkende en ordre, før den kan viderebehandles, fx sendes til pluk, pakning eller fakturering. Det gælder både salgsordrer og indkøbsordrer. Formålet med et godkendelsesflow er at sikre, at alle ordrer lever op til virksomhedens interne krav og retningslinjer, før de bliver en realitet.
Rackbeat november 14, 2025
Hvordan fungerer et godkendelsesflow i praksis?
Et godkendelsesflow kan variere i kompleksitet afhængigt af virksomhedens størrelse og behov. I sin enkleste form kan det være, at en salgschef skal godkende alle ordrer over en vis værdi. I mere komplekse opsætninger kan flere led være involveret, fx økonomiafdelingen, lagerchefen og indkøbsansvarlige.
Et typisk flow kan se sådan ud:
1. Ordre oprettes: En medarbejder opretter en salgs- eller indkøbsordre.
2. Automatisk eller manuel kontrol: Systemet kan sætte ordren i “afventer godkendelse”, hvis fx beløbet overstiger et bestemt niveau eller bestemte varer er inkluderet.
3. Godkendelse: En godkendelsesansvarlig får besked og kan gennemgå ordren.
4. Afvisning eller godkendelse: Vedkommende kan enten afvise eller godkende ordren. Ved afvisning kan den returneres med kommentarer.
5. Videre behandling: Når ordren er godkendt, kan den håndteres videre: pluk, pak, send, fakturér eller modtag, hvis det er en indkøbsordre.
Fordelene ved et godkendelsesflow
Et godkendelsesflow er ikke kun en kontrolforanstaltning, det er en vigtig del af en professionel tilgang til både lagerstyring og ordrestyring. Ved at indføre en struktureret godkendelsesproces kan din virksomhed optimere arbejdsgange, minimere fejl og skabe bedre overblik over alle ordrer, uanset om det gælder salg eller indkøb.
Her er nogle af de mest centrale fordele:
– Øget kontrol og sporbarhed:
Alle ordrer skal igennem en defineret proces, før de behandles. Det sikrer, at ingen uautoriserede salgs- eller indkøbsordrer går videre i systemet. Det giver bedre overblik og kontrol, især når virksomheden vokser eller har mange involverede medarbejdere.
– Reduceret risiko for fejl og dobbeltarbejde:
Når ordrer skal godkendes af én eller flere ansvarlige, mindskes risikoen for fejl som fx forkert prissætning, levering til den forkerte adresse eller bestilling af forkerte varer. Det frigør også tid, da du undgår at skulle rette op på fejl senere i processen.
– Effektiv håndtering af indkøbsstyring og salgsordrer:
Et godkendelsesflow understøtter både den operationelle og strategiske del af indkøbsstyring. Du sikrer, at kun nødvendige og korrekte indkøb bliver gennemført, hvilket gør det nemmere at styre lagerbeholdningen og økonomien.
– Understøttelse af avancerede WMS-funktioner:
Har du et digitalt WMS (Warehouse Management System), kan godkendelsesflowet integreres direkte i dine automatiserede processer. Det betyder, at en ordre fx først bliver frigivet til pluk og pak, når den er godkendt, hvilket sikrer en mere gnidningsfri lagerdrift.
– Styrket intern ordrestyring:
Når du arbejder med mange salgsordrer, er det afgørende at have styr på, hvem der opretter, ændrer og godkender ordrerne. Et godkendelsesflow skaber klare rammer og tydelig ansvarsfordeling, hvilket bidrager til mere effektiv og præcis ordrestyring.
– Forbedret samarbejde på tværs af afdelinger:
Med et veldesignet godkendelsesflow bliver samarbejdet mellem salg, lager og indkøb mere struktureret. Det gør det lettere at overholde interne politikker og sikre, at alle arbejder ud fra de samme retningslinjer.
Hvornår bør du overveje at bruge et godkendelsesflow?
Et godkendelsesflow er særligt relevant, hvis:
- Din virksomhed håndterer mange ordrer dagligt.
- I er flere medarbejdere, der opretter ordrer.
- Du har brug for ekstra kontrol ved bestemte kunder, leverandører eller varer.
- Du ønsker bedre dokumentation og sporbarhed i dine processer.
Klar til at få fuld kontrol over dine ordrer?
Et velfungerende godkendelsesflow er ikke kun en ekstra sikkerhed, det er en investering i mere effektiv lagerstyring, bedre ordrestyring og styrket samarbejde på tværs af din forretning. Hos Rackbeat har vi gjort det nemt at tilpasse flowet til netop dine behov, så du slipper for manuelle fejl og får mere tid til det, der virkelig skaber værdi.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis?
Book et gratis og uforpligtende onlinemøde med en af vores specialister, hvor vi viser dig, hvordan Rackbeat kan optimere dit ordreflow, fra første klik til færdig levering:
