Følgeseddel

Hvad er en følgeseddel?

En følgeseddel er en seddel, der som regel følger med en ordre, når den afsendes. Den kan indeholde informationer som kundens ordrenummer og fragt- og betalingsmetode, og give kunden et overblik over ordren og de varer, som den indeholder. På den måde kan kunden bruge følgesedlen som tjekliste for at sikre, at de har modtaget de korrekte varer.

Følgesedler spiller derfor en kritisk rolle i forsyningskæden og lagerstyringen, da de hjælper med at sikre, at de rigtige varer bliver leveret til kunderne. I tilfælde af uoverensstemmelser omkring manglende eller beskadigede varer kan en følgeseddel blive afgørende.

Følgesedler kan være papirbaserede eller digitale, og de kan integreres med andre lagerstyringsprocesser som plukning og pakning. Digitale følgesedler er særligt fordelagtige, fordi de kan opdateres i realtid og nemt sendes til kunden via e-mail. Det forbedrer kommunikationen og effektiviteten i lagerstyringsprocessen.

Følgesedler kan genereres automatisk af lagerstyringssystemer, også kaldet WMS, når en ordre behandles. De indeholder typisk oplysninger som varenumre, produktbeskrivelser, mængder, og eventuelt vægt eller dimensioner. Det gør det muligt for modtageren hurtigt at kontrollere, at alle varer er til stede og i overensstemmelse med ordren.

Hvad indeholder en følgeseddel?

En følgeseddel indeholder informationer omkring den ordre, kunden har bestilt. Det kan både være de varer, som ordren indeholder – altså de varer, der vil blive leveret – men det kan også være dem, som ikke kan blive leveret i denne omgang, f.eks. i tilfælde af restordrer. En følgeseddel kan inkludere:

• Oplysninger på sælger
• Oplysninger på køber
• Ordrenummer
• Dato for udstedelsen af følgeseddelen
• Varebeskrivelse og evt. SKU
• Mængde af varer
• Leveringsdato og leveringsmetode

Derfor er følgesedler vigtige

En vigtig funktion ved følgesedler er, at de kan tjene som bevis på, hvad der blev afsendt. I tilfælde af uoverensstemmelser omkring manglende eller beskadigede varer kan en følgeseddel blive afgørende. Derudover hjælper følgesedler med at forbedre lagerets nøjagtighed og effektivitet ved at give en klar og organiseret oversigt over de afsendte varer.

Hvordan ser en følgeseddel ud?

En følgeseddel kan se ud på mange måder, og som virksomhedsejer er du faktisk fri til at beslutte, hvordan den designmæssigt skal se ud. For eksempel vælger nogle virksomheder at indsætte virksomhedens logo på deres følgesedler. Der er altså ingen faste regler for, hvordan den skal se ud, så længe den indeholder nogle af de ovenstående punkter.

Hvornår skal du bruge følgesedler?

Det kan være en god idé at benytte sig af følgesedlen, hvis du driver en webshop, da det giver både dig selv og kunden et overblik over pakkens indhold og andre relevante oplysninger om køber og sælger. Selvom det ikke er lovpligtigt at vedlægge en følgeseddel, kan det være en god service til kunden, som giver dem et klart overblik over de leverede varer.

Hvad er forskellen på en følgeseddel og en faktura eller ordrebekræftelse?

En følgeseddel adskiller sig fra en faktura og ordrebekræftelse. En følgeseddel indeholder typisk ikke en pris, som både en faktura og ordrebekræftelsen gør. Kunden modtager normalt en ordrebekræftelse kort efter, at ordren er afgivet. Den indeholder de bestilte varer samt prisen og en forventet leveringstid. Når ordren er behandlet, pakket og afsendt, sendes en faktura, som specifikt opkræver betaling for de varer, der er aftalt i ordren.

Rackbeats følgesedler

Med Rackbeat kan du nemt generere og håndtere følgesedler, der er tilknyttet kundeordrer via både Rackbeats lagerstyring app og selve Rackbeat-systemet. Dette betyder, at du kan printe følgesedler og lægge dem med ordren, eller du kan sende dem direkte til kunden via e-mail. Denne fleksibilitet gør det muligt for dig at effektivisere din lagerdrift og forbedre kundeoplevelsen ved at sikre, at alle relevante oplysninger følger med hver forsendelse. Sammen med følgesedler kan du også generere og bruge digitale plukkelister, hvilket sikrer en effektiv og fejlfri håndtering af lageret.