Effektiv ordrebehandling til engrosvirksomheder: Guide til bedre flow

Effektiv ordrebehandling er en hjørnesten i enhver engrosvirksomhed. For hver gang du modtager en ordre, sættes en kæde af handlinger i gang – fra kontrol af lagerstatus og plukning af varer til afsendelse og opdatering af lagerbeholdningen.

Og hvis blot ét led i kæden hopper af, kan det føre til forsinkede leverancer, fejlleverede varer, forvirring internt – og utilfredse kunder.

I en hverdag med mange varenumre, skiftende leverandører og stigende forventninger fra både B2B-kunder samt slutbrugere, er det derfor vigtigere end nogensinde at sikre, at din ordrebehandling spiller som et symfoniorkester. 

I denne guide giver vi dig 5 tips til, hvordan du skaber effektiv ordrebehandling til engrosvirksomheder – og samtidig får styr på din ordrestyring, lagerstyring og indkøbsstyring.

1. Skab sammenhæng mellem ordre, lager og indkøb

Et ordreforløb starter sjældent med selve ordren – det starter længe før. Hvis ikke du har styr på, hvad der er på lager, hvad der er på vej fra leverandøren, og hvilke varer der er i restordre, risikerer du at love noget, du ikke kan holde.

Derfor er det helt afgørende, at lagerstyring, ordrestyring og indkøbsstyring spiller tæt sammen. Når dine systemer udveksler data i realtid, får du ikke bare overblik – du får et flow, der kan håndtere mange ordrer uden at knække.

Og her snakker vi særligt samspillet imellem dit WMS (Warehouse Management System) og din webshop, der:

• Sikrer, at du kun sælger varer, du har på lager – og undgå kunde-skuffelser eller manuelle rettelser
• Gør det muligt for dig at modtage genbestillingspåmindelser, når lagerbeholdningen rammer en minimumsgrænse
• Eliminerer dobbeltindtastning og uoverensstemmelser mellem dit lager og dit økonomisystem
• Optimere dit indkøb – fordi du hele tiden har overblik over, hvad der er på vej ind, og hvornår det lander

2. Brug håndscanner til lageret for færre fejl og hurtigere pluk

Hvis dine lagerfolk stadig plukker varer ud fra papirpluklister eller manuelle Excel-ark, er der stor risiko for både fejl og spildtid. Det er nemt at overse en linje, forveksle produkter eller glemme at registrere, hvad der er blevet plukket og sendt.

Samtidig bliver medarbejderen tvunget til at gå frem og tilbage mellem hylder og computer for at opdatere systemet – og det koster tid og effektivitet.

En håndscanner til lageret gør pluk og registrering markant hurtigere, mere præcist og langt mindre afhængigt af manuelle rutiner.

Med en håndscanner kan du:

• Plukke de rigtige varer – i den rigtige rækkefølge, hvilket sparer tid og reducerer fejl
• Registrere afsendelse direkte, uden at skulle tilbage til en computer
• Få automatisk opdatering af lagerstatus, så dit system altid er korrekt
  

Resultatet? Færre plukfejl, hurtigere ekspedition og mere ro på lageret.

3. Standardiser dine ordreflows – og automatisér hvor du kan

Mange virksomheder håndterer ordrer forskelligt – alt efter hvilken medarbejder, kunde eller produkttype, der er tale om. Det kan virke fleksibelt, men skaber ofte unødvendig kompleksitet og uensartede arbejdsgange.

Når procedurerne varierer fra ordre til ordre, øger det risikoen for misforståelser, oversete trin og fejl i leverancen. Samtidig bliver det svært at oplære nye medarbejdere og skalere processerne.

For at skabe bedre flow, spare tid og minimere fejl, bør du:

• Etablere faste procedurer for hele ordrebehandlingen – fra modtagelse til levering
• Lade systemet automatisk generere pluksedler og følgesedler, så du sparer tid og undgår forglemmelser
• Opsætte automatiske beskeder til kunder, f.eks. ordrebekræftelser og statusopdateringer

Standardisering sikrer, altså at dine medarbejdere arbejder ens – og at kunderne oplever en ensartet og professionel service.

4. Få overblik med dashboards og eksportér dine data

Et dedikeret WMS til engrosvirksomheder gør dine data tilgængelige og brugbare – i stedet for at gemme dem væk i systemet, hvor de ikke skaber værdi i hverdagen.

Når du har realtidsindsigt i, hvad der sker på lageret og i ordreflowet, kan du reagere hurtigt, prioritere bedre og træffe beslutninger på et solidt grundlag i stedet for mavefornemmelser.

Brug dashboards og rapporter til at:

• Overvåge ordrer i realtid – og opdage hvis noget går i stå
• Identificere flaskehalse og forbedre dine arbejdsgange
• Få indsigt i nøgletal som plukketider, ordrestørrelser og leveringstider
• Eksportere data til Excel, så du f.eks. kan dokumentere afgifter, beregne forecast eller lave din egen analyse

Det giver dig grundlaget for datadrevne beslutninger – og bedre planlægning.

5. Vælg et system, der passer til engros

Et WMS eller ordrestyringssystem er ikke “one size fits all”. Det, der fungerer i en detailbutik eller en produktionsvirksomhed, passer ikke nødvendigvis til en engrosvirksomhed – hvor der ofte er langt flere varer, ordrelinjer og komplekse krav til kundehåndtering og logistik.

Engros kræver noget særligt – og det skal dit system kunne håndtere, hvis du vil sikre et stabilt flow og mulighed for vækst.

Sørg derfor for, at systemet understøtter:

• Håndtering af store mængder varer og mange ordrelinjer – uden at det går langsomt
• Individuelle priser og rabatter pr. kunde, som matcher dine forhandlingsaftaler
• Lokationsopdeling og batchstyring, så du ved, hvor varerne er – og hvilken vare der hører til hvilken leverance
• Integration til webshop, regnskab og fragtløsninger, så du undgår dobbeltarbejde

Et godt system til engros er ikke kun teknisk – det passer til virkeligheden på dit lager og i din ordrebehandling.

Klar til bedre flow i din ordrebehandling?

Effektiv ordrebehandling for engrosvirksomheder kræver mere end god vilje. Det kræver et system, der understøtter dine arbejdsgange – og giver dig overblikket, automatiseringen og datagrundlaget, der gør din forretning mere skalerbar.

Vil du se, hvordan Rackbeat kan hjælpe dig med at få styr på dit lager og din ordrebehandling?

👉 Book et uforpligtende møde med en af vores rådgivere, der vil guide dig igennem systemet og besvare alle dine spørgsmål.