Import/eksport: Produkter

Importer dine produkter

Dataimport
Det er i Rackbeat muligt at importere data direkte ind i systemet.

Funktionen er tidsbesparende, hvis man ønsker at oprette et større antal data på en gang, og gerne vil slippe for at indtaste manuelt.

Vareimport
I vores vareimport er det muligt både at importere helt nye produkter, samt opdatere eksisterende. Du kan med fordel hente vores eksempelfil. (Hentes ved at trykke på importknappen under produktfanen, og herefter hente eksempelfilen ned).

Det er vigtigt, at formatet der importeres, er af typen .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret))

Før du går i gang, skal følgende være oprettet i Rackbeat:

  • Varegrupper

Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du importere dine produkter

  1. Klik på fanen “Varer”
  2. Klik på “Produkter” i menuen til venstre
  3. Klik “Importer” øverst i højre hjørne
  4. Du har mulighed for at downloade en eksempel fil – hvilket vi altid vil anbefale, for at sikre, at du får den korrekte data med i importen. Det er vigtigt, du gemmer din fil som en .csv fil med utf-8 indkodning
  5. Du kan nu importere filen

Hvis du bruger eksempelfilen vil den automatisk gå ind og mappe de matchende kolonner. Ellers mapper du kolonnerne i feltet ved blot at trykke overskrifterne hen til det pågældende felt

Hvis du ønsker at fjerne et felt trykker du “X”

Den data der ønskes importeret, skal opfylde følgende kriterier:

  • Obligatorisk information er følgende: Varenummer, varegruppe, varenavn, kost- samt salgspris (hvis du ikke ønsker at importere kost- og/eller salgspris kan du blot skrive 0 i cellen)
  • Varenummeret må maksimum bestå af 25 tegn inklusiv eventuelle mellemrum
  • Varenavnet må maksimum bestå af 255 tegn inklusiv eventuelle mellemrum
  • Salgs- og kostpriser skal være ekskl. Moms

    Se her forklaring på de kolonner det er muligt at indlæse. Obligatoriske kolonner markeret med fed.

    Kolonne

    Forklaring

    Varenr.

    Varens nummer. Maksimum 25 tegn.

    Gruppe

    Varens gruppe. Gruppens nummer, og ikke navn, skal indtastet i denne kolonne.

    Varenavn

    Varens navn. Maksimum 255 tegn.

    Kostpris

    Varens kostpris. Skal være ekskl. moms

    Salgspris

    Varens salgspris. Skal være ekskl. moms

    Enhed

    Varens enhed. F.eks. stk. Samtlige enheder du ønsker at gøre brug af, skal først oprettes i systemet.

    Antal lager

    Hvis du ved hvor mange enheder af varen du har på lager, kan dette angives her. Denne kolonne bruges kun ved oprettelse af produkter. Hvis du efterfølgende skal have rettet din lagerbeholdning til, skal det ske via en regulering.

    Beskrivelse

    Her kan du skrive en beskrivelse af din vare. Maks.

    Min. lagerbeholdning

    Her angives minimumlagerbeholdning for varen, før der skal genbestilles.

    Min. antal ordre

    Her angives minimum ordrestørrelse. Når et indkøb laves, skal ordren minimum lyde på dette antal.

    Stregkode

    Har varen har en stregkode, indtastes denne her.

    Lokation

    Har varen en primær lokation, indtastes denne her.

    Variant

    Er der en variation tilknyttet varen, kan denne indtastes her.

    Vægt

    Her kan du angive varens vægt.

    Vægtenhed

    Her kan du angive vægtenhed. F.eks. ’kilo’.

    Bredde

    Her kan du angive varens bredde

    Højde

    Her kan du angive varens højde

    Dybde

    Her kan du angive varens dybde.

    Størrelse

    Her kan du angive varens enhedsstørrelse. F.eks. ’centimeter’.

    Leverandørnr.

    Har du en primær leverandør du indkøber varen hos, kan dennes leverandørnummer indtastes her.

    Brugerdefinerede felter

    Hvis du har oprettet brugerdefinerede felter på varen, kan disse oprettes her. Hvert felt skal angives med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med ’field 1’ etc.

     

    Primære årsager til, at importfilen ikke kan blive indlæst i Rackbeat:

    • Blanke celler i CSV-filen.
    • En indtastet gruppe findes ikke i Rackbeat i forvejen.
    • En indtastet enhed findes ikke i Rackbeat i forvejen.
    • En indtastet lokation findes ikke i Rackbeat i forvejen.
    • Et indtastes leverandørnummer findes ikke i Rackbeat i forvejen.
    • Varenummer der indtastes, er over 25 tegn.
    • Varenavn der indtastes, er over 255 tegn.

    Opdatering af eksisterende produkter:

    Det er også muligt at opdatere eksisterende produkter via vores importfunktion. Ønskes dette, sættes der flueben i ’opdater eksisterende’. Herefter mappes de kolonner indeholdende den data der skal opdateres.
    Måden vi ”identificerer” en eksisterende vare er på varenummer. Der skal derfor altid være en kolonne med varenummer i importarket.

    Eksporter dine produkter

    Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du eksportere dine produkter

    1. Klik på fanen “Varer”
    2. Klik på “Produkter” i menuen til venstre
    3. Klik på “Eksporter” på menuen øverst i billedet
    4. Vælg hvilke informationer du ønsker med ud i din eksport
    5. Vælg hvorvidt du ønsker at modtage en mail eller ej, når eksporten er færdig
    6. Klik “Eksporter”
    7. Når eksporten er færdigbehandlet, kan du downloade filen ved at klikke på “Download fil”

     

    Importer styklister

    Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du importere dine styklister

    Sådan importerer du styklister til Rackbeat, samt de underliggende produkter som en stykliste består af:

      1. Klik på fanen “Varer”
      2. Klik på “Styklister” i menuen til venstre
      3. Du har mulighed for både at importere den overordnede stykliste og de underliggende komponenter styklisten består af
      4. Start med at importer den overordnede stykliste. Klik på “Importer” øverst i højre hjørne
      5. Du har mulighed for at downloade en eksempel fil – hvilket vi altid vil anbefale, for at sikre, at du får den korrekte data med i importen. Det er vigtigt, du gemmer din fil som en .csv fil med utf-8 indkodning
      6. Husk at udfylde de obligatoriske felter: Varenr, Gruppe (angiv gruppenr, ikke gruppenavn), Varenavn, Kostpris, Salgspris og Enhed
      7. Nu kan du importere de underliggende linjer, klik “Importer linjer” i menuen øverst i billedet
      8. Du har mulighed for at downloade en eksempel fil – hvilket vi altid vil anbefale, for at sikre, at du får den korrekte data med i importen. Det er vigtigt, du gemmer din fil som en .csv fil med utf-8 indkodning
      9. Husk at udfylde de obligatoriske felter: Stykliste nr, Linje Varenr og Antal
      10. Du kan nu importere filen
      11. Hvis du bruger eksempelfilen vil den automatisk gå ind og mappe de matchende kolonner. Ellers mapper du kolonnerne i feltet ved blot at trykke overskrifterne hen til det pågældende felt
      12. Hvis du ønsker at fjerne et felt trykker du “X”
      13. Klik på “Importer”

    Eksporter styklister

    Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du eksportere dine styklister

    1. Klik på fanen “Varer”
    2. Klik på “Styklister” i menuen til venstre
    3. Vælg de styklister, du ønsker at eksportere
    4. Klik på “Eksporter” i menuen øverst i billedet
    5. Vælg hvorvidt du ønsker at eksportere selve styklisten eller de underliggende linjer der ligger under styklisten, altså delkomponenterne
    6. Vælg hvilke informationer du ønsker at eksportere
    7. Vælg hvorvidt du ønsker at modtage en mail eller ej, når eksporten er færdig
    8. Klik “Eksporter”

     

    Importer dine varegrupper

    Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du importere dine varegrupper

    1. Klik på fanen “Varer”
    2. Klik på “Grupper” i menuen til venstre
    3. Klik “Importer” øverst i højre hjørne
    4. Du har mulighed for at downloade en eksempel fil – hvilket vi altid vil anbefale, for at sikre, at du får den korrekte data med i importen. Det er vigtigt, du gemmer din fil som en .csv fil med utf-8 indkodning
    5. Husk at udfylde de obligatoriske felter: Navn, Nummer, Har lager (Skriv “1” hvis varegruppen har lager og skriv “0” hvis varegruppen ikke har lager), Moms indland, Moms EU, Moms udland, Moms indland (momsfri) og Kan sælges (Skriv “1” hvis varegruppen kan sælges og skriv “0” hvis varegruppen ikke kan sælges)
    6. Du kan nu importere filen
    7. Hvis du bruger eksempelfilen vil den automatisk gå ind og mappe de matchende kolonner. Ellers mapper du kolonnerne i feltet ved blot at trykke overskrifterne hen til det pågældende felt
    8. Hvis du ønsker at fjerne et felt trykker du “X”
    9. Klik på “Importer”

    Se også, hvordan du importere og eksportere dine kunder, produkter og diverse.

    %d bloggers like this: