Import/eksport: Kunder

Importer dine kunder

I vores kundeimport er det muligt både at importere helt nye kunder, samt opdatere eksisterende. Du kan med fordel hente vores eksempelfil. Her vises, hvordan en korrekt opstillet importfil kan se ud.

Det er vigtigt, at formatet der importeres, er af typen .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret))

Før du går i gang, skal følgende være oprettet i Rackbeat:

  • Kundegrupper
  • Betalingsbetingelser
  • Layouts

Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du importere dine kunder

  1. Klik på fanen “Salg”
  2. Klik på “Kunder” i menuen til venstre
  3. Klik “Importer” øverst i højre hjørne
  4. Du har nu mulighed for at downloade en eksempel fil – hvilket vi altid vil anbefale, for at sikre, at du får den korrekte data med i importen. Det er vigtigt, du gemmer din fil som en .csv fil med utf-8 indkodning inden indlæsning. 
  5. Du kan nu importere filen

Hvis du bruger eksempelfilen vil den automatisk gå ind og mappe de matchende kolonner. Ellers mapper du kolonnerne i feltet ved blot at trykke overskrifterne hen til det pågældende felt

Hvis du ønsker at fjerne et felt trykker du “X”

Den data der ønskes importeret, skal opfylde følgende kriterier:

  • Obligatorisk information er følgende: Kundenummer, kundenavn, kundegruppe, momszone, layout, betalingsbetingelser samt sprog.
  • Kundenummeret må maksimum bestå af 9 tegn.
  • Kundenavnet må maksimum bestå af 255 tegn.
  • Momszone skrives med tal. Domestic (1), EU (2), Abroad (3) samt Domestic, exempt (4).

Se her forklaring på de kolonner det er muligt at indlæse. Obligatoriske kolonner markeret med fed.

Kolonne

Forklaring

Kundenr

Kundens nummer. Maksimum 9 tegn.

Navn

Kundens navn. Maksimum 255 tegn.

Gruppe

Kundens gruppe. Gruppens nummer, og ikke navn, skal indtastet i denne kolonne.

Adresse1

Kundens første adresse.

Adresse2

Kundens anden adresse.

Postnummer

 

Kundens postnummer.

By

Kundens by.

Land

Kundens land.

MomsZone

 

Kundens momzone. Følgende kan angives i importarket:  
Indland: 1, domestic, indland
EU: 2, eu, europe, europa
Udland/Abroad: 3, abroad, udland
Indland (u. moms): 4, domestic_exempt, domestic (exempt)

Betalingsbetingelser

Her vælges kundens betalingsbetingelser. Skal være oprettet på forhånd. Betalingsbetingelsens nummer, og ikke navn, skal indtaste i denne kolonne.

CVR

Kundens CVR-nummer

Mail

Kundens mailadresse.

Telefon

Kundens telefonnummer

Valuta

Kundens primære valuta. Skal angives med valutakode på 3 tegn. Danske kr. (DKK) euro (EUR) etc. Du kan se valutakoden under valutafanen i virksomhedsindstillingerne. Her kan du ligeledes tilføje alle de valutaer virksomheden gør brug af. 

Sprog

Kundens sprog. Nye sprog tilføjes under sprogfanen i virksomhedsindstillingerne.

EAN

Kundens EAN-nummer, hvis dette haves.

Layout

Kundens layout. Skal oprettes på forhånd. Se hvordan her.

MaksKredit

 

Hvis der er et maksimum på den kredit kunden har, kan denne angives her.

Brugerdefinerede felter

Hvis du har oprettet brugerdefinerede felter på kunden, kan disse oprettes her. Hvert felt skal angives med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med ’field 1’ etc. 

 

Primære årsager til, at importfilen ikke kan blive indlæst i Rackbeat:

  • Tomme celler i obligatoriske kolonner.
  • Et indtastet sprog findes ikke i Rackbeat i forvejen.
  • Et indtastet layout findes ikke i Rackbeat i forvejen.
  • En indtastet betalingsbetingelse findes ikke i Rackbeat i forvejen.
  • En indtastet kundegruppe findes ikke i Rackbeat i forvejen/en indtastet gruppe skrives med navn i stedet for nummer.
  • Kundenummer er over 9 tegn.
  • Kundenavn er over 255 tegn.

Opdatering af eksisterende kunder:

Det er også muligt at opdatere eksisterende kunder via vores importfunktion. Ønskes dette, sættes der flueben i ’opdater eksisterende’. Herefter mappes de kolonner indeholdende den data der skal opdateres.

Eksporter dine kunder

Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du eksportere dine kunder

      1. Klik på fanen “Salg”
      2. Klik på “Kunder” i menuen til venstre
      3. Klik på “Eksporter” på menuen øverst i billedet
      4. Vælg hvilke kundeinformationer du ønsker med ud i din eksport
      5. Vælg hvorvidt du ønsker at modtage en mail eller ej, når eksporten er færdig
      6. Klik “Eksporter”
      7. Når eksporten er færdigbehandlet, kan du downloade filen ved at klikke på “Download fil”

 

    Importer dine kundekontakter

    Her kan du se en video, der viser dig, hvordan du importere kundekontakter

    1. Klik på fanen “Salg”
    2. Klik på “Kunder” i menuen til venstre
    3. Vælg den kunde, du ønsker at importere kontaktpersoner til
    4. Klik på fanen “Kontaktpersoner”
    5. Klik på “Importer”
    6. Du har nu mulighed for at downloade en eksempelfil – hvilket vi altid vil anbefale, for at sikre, at du får den korrekte data med i importen. Det er vigtigt, du gemmer din fil som en .csv fil med utf-8 indkodning
    7. Husk at udfylde den obligatoriske information: Kundenr, kontaktnr og navn. Derudover kan du indtaste mail, telefon og job, samt om kontaktpersonen skal modtage kopi af mail med ordrebekræftelse, tilbud og/eller faktura – tast “1” hvis ja og tast “0” hvis nej
    8. Du kan nu importere filen
    9. Hvis du bruger eksempelfilen, vil den automatisk gå ind og mappe de matchende kolonner. Ellers mapper du kolonnerne i feltet ved blot at trykke overskrifterne hen til det pågældende felt
    10. Hvis du ønsker at fjerne et felt, trykker du “X”
    11. Klik på “Importer”

    Se også, hvordan du importere og eksportere dine leverandører, produkter og diverse

    %d bloggers like this: