Derfor skal din lagerdrevne virksomhed droppe Excel, Sheets eller regnearket

Bruger du stadig Excel, Google Sheets eller regneark til at administrere din virksomhed?

Du kan have mange gode grunde til at administrere din lagerdrevne forretning i Excel eller Google Sheets. For det er nemmere og mere bekvemt at holde sig til et værktøj, man kender, både på godt og ondt – særligt når du har mange ting at se til i dit daglige arbejde.

Det giver dig nemlig det hurtige overblik over dit varekartotek, dine ordrer, produktioner, leverandører og fakturaer. Så hvorfor ikke bare fortsætte din lagerstyring ud af samme spor?

Du burde dog overveje at trække lidt i håndbremsen, hvis du ikke allerede har klør fem på. For jo længere tid din forretning er i luften, jo mere hober dataen, bestillingerne, kundeoplysninger osv. sig op i dine ark. Og jo mere tid skal du derfor bruge på at opdatere filerne, holde ordenen ved lige og rode rundt i dine ark for at finde de oplysninger, du søger.

Det er tid, energi og ressourcer som du kunne bruge på andre, mere indbringende aktiviteter og gøremål for din virksomhed.

Og så er der også alle de faldgruber, der kan følge med brugen af Excel, Sheets og regneark…

6 grunde til, du skal overveje et alternativ til Excel, Sheets eller regnearkene

Meget data = mange tastefejl

Du kan nemlig nemt falde over nogle små bump på vejen, der ender med at blive til større huller for din virksomhed. For i takt med, at årene går, uanset om du udvider forretningen eller ej, vil din data formere sig, da du jo hele tiden får nye ordrer, kunder, varer på lager m.m.

Du skal derfor, hvis det ikke allerede forholder sig sådan, bruge en masse tid på at opdatere dine ark manuelt. Og den tid kunne altså, som sagt, være brugt på andre arbejdsopgaver.

Men værre er, at gennem alle disse dage, uger, måneder og år, er det noget nær umuligt, at du ikke har lavet en tastefejl eller to. Denne undersøgelse er f.eks. kommet frem til, at der begås mindst én fejl for hvert 300’ende gang dine fingre rammer en knap på tastaturet.

Og da det kan være meget svært at spotte en fejl i større datasæt, risikerer forseelsen at føre til, at du ikke får bestilt varer hjem i tide, eller du ender med at købe en masse produkter, der bare står og samler støv på lageret. I begge tilfælde mister du penge, tid og energi på at rette op på tastefejlene.

Indkøb, salg og lagerbeholdning baseres på forældet data

Et andet problem med alt den manuelle indtastning af data er, at du hele tiden må opdatere salget, faktureringen, lagerbeholdningen, bestillingerne osv. på bagkant. Dvs. efter en ændring allerede er sket.

Og da dine varebevægelser jo i sagens natur aldrig står stille, vil det overblik over din forretning, som enten du eller en medarbejder går ind for at få i Excel, Sheets eller regnearket, altid vil være et forældet billede af virkeligheden.

Det gør så, at dine salgsprognoser aldrig er helt retvisende, kundeordrerne svæver rundt i det uvisse og dine bestillinger foretages på et forkert grundlag. Igen fører det til en masse tidsspild og tab af ressourcer.

Du skal lave dobbeltarbejde, fordi regnearkene ikke taler sammen med dine andre systemer

Apropos tabt tid, så medfører arbejdet i Excel, Sheets eller regnearket en hel del dobbeltarbejde og ekstra klik med din mus, da det er de færreste systemer, som du kan integrere med programmerne.

Det betyder, at du skal opdatere dine ark i ét program, men må ind og foretage dine indkøb i et andet. Samtidig må du bogføre dine salg og fakturere ét sted, hvorefter du skal igang med at taste samme oplysninger ind i dit økonomisystem eller sende tallene til din revisor.

Igen, igen, igen bruger du tid, penge og kræfter, som du aldrig får igen, på en manuel arbejdsopgave – endda hele to gange.

Det kan være svært for andre at arbejde i dine ark

Lad os nu sige, at du tager på en tiltrængt ferie eller din virksomhed vækster i en sådan grad, at der opstår et behov for at ansætte flere medarbejdere. Begge scenarier er i sig selv meget positive. Men hvad skal der ske med bogføringen af varelageret og opdateringerne på varebevægelserne?

Det kan nemlig være svært for andre at arbejde i dine ark – alt efter, hvor komplekse dine formler er og hvor meget data, der ligger i dokumenterne. Og det skaber bare igen grobund for en masse fejl, der er svære at rette op på. Det er nemlig ikke alle, der er lige ferme i Excel, Sheets eller dine matematiske tanker.

Besværligt at finde information på tidligere ordrer

Hvis du skal finde en gammel ordre – enten fra en kunde, som vil sende sine varer retur, eller en af dine bestillinger, hvor leverandøren har lavet fejl, skal du ud i et gravearbejde i Excel, Sheets eller regnearket.

Det kommer selvfølgelig an på, hvor flittig du har været til at holde orden i dine ark, graden af information, du har inkluderet og mængden af data. Men for de flestes vedkommende vil det være et irriterende og tidskrævende stykke arbejde, der kan ende med, at du aldrig finder nålen i høstakken, hvis du skal langt tilbage i tiden.

Der er ikke meget datasikkerhed

Jo mere data du putter ind i din lageroversigt, dit ordreoverblik og dine salgsstatistikker, jo tungere filer skal din computer kunne løfte. Og som dagene bliver til år, kommer du tættere på det tidspunkt, hvor din computer ikke kan klare byrden længere og må stille træskoene.

Og hvad sker så med alt din data?

Med mindre du har lagt det hele på en ekstern harddisk, et Google drev eller lignende opbevaringssteder, vil alt den vigtige information simpelthen gå tabt. Dermed må du starte helt forfra med at systematisere lageret, ordrerne og faktureringen.

Men heldigvis er der et stykke software, der kan styre dig uden om datatabet, samt de 5 andre faldgruber, og hjælpe dig med at slippe af med din Excel-, Sheet- eller regneark-løsning til din lager- og ordreadministration.

Dette software er et lagerstyringssystem.

Undgå tastefejl, tidsspild og tab af data med et lagerstyringssystem

Med et lagerstyringssystem får du det fulde overblik over lagerbeholdningen, dine bestillinger og kundernes ordrer i overskuelige dashboards, som alle relevante medarbejdere let kan tilgå, forstå og trække gamle rapporter på.

(Et screenshot af en ordreoversigt i Rackbeat).

Dine dashboards bliver automatisk opdateret hver gang, der sker en ændring i dine varebevægelser. Det betyder, at det er slut med at bruge tid på alt den manuelle indtastning, faren for tastefejl forsvinder og du kan basere din indkøbsstyring på de nyeste tal, fremfor forældet data.

Samtidig skal du ikke sidde og lave alt det dobbeltarbejde, du foretager dig i regnearkene, når du skal overføre data fra ét system til et andet. De fleste lagerstyringssystemer kan nemlig integreres med webshoppen, økonomi- eller fragtsystemet, så et salg og en faktura enten automatisk overføres, eller du blot skal godkende med et enkelt klik.

Desuden kan du modtage genbestillingsanbefalinger i lagersystemet. Dvs. når en vare er ved at være udsolgt, vil du få en besked i dit dashboard, som minder dig om, at du skal bestille nye varer hjem.

Og i stedet for, at du skal til at ringe en leverandør op eller logge ind på vedkommendes hjemmeside, kan du foretage bestillingen direkte i lagersystemet.

Sidst, men ikke mindst, sikrer et cloud-baseret lagerstyringssystem dig imod tab af data. I stedet for, at du skal opbevare tunge Excel- eller Sheet-filer på din bærbare eller stationære computer, vil alt din data nemlig blive lagret automatisk “oppe i skyen.” På den måde er du ikke er afhængig af din computers helbred.

Så hvorfor ikke gøre dine arbejdsgange meget nemmere og mere effektive med et cloud-baseret lagerstyringssystem?

Hør lidt om, hvad Rackbeats cloud-baserede lagersystem kan gøre for dig

Kunne du tænke dig at spare tid på manuelt arbejde, få realtime opdateringer på lageret, bestillingerne og ordrerne samt sikre din vigtigste data? Så kan Rackbeats cloud-baserede lagersystem være den perfekte løsning for dig.

Du kan læse mere om Rackbeat her, eller du kan booke en præsentation med en lager-ekspert, der vil sætte dig ind i, hvad systemet kan gøre for lige netop din virksomhed.