Cloud-baseret lagerstyring: Fordele og ulemper for din virksomhed

Tænk, hvis du aldrig behøvede at bekymre dig om, hvorvidt dine lagerdata var opdaterede, eller om du kunne tilgå dem, når du er på farten. Og hvad nu hvis din lagerstyring altid gav dig det fulde overblik, gjorde det muligt at implementere ændringer på få sekunder og fjernede besværet med tunge IT-systemer, der kræver vedligeholdelse? 

Det er netop dette, cloud-baseret lagerstyring tilbyder dig.

For den digitale transformation har åbnet døren til nye muligheder for virksomheder i alle størrelser. Lagerstyring, som engang var afhængig af papirbårne processer eller lokale systemer med tung vedligeholdelse, kan nu klares med fleksible og fremtidssikrede cloud-løsninger.

Men ligesom med enhver teknologisk løsning er der både fordele og udfordringer. Så hvordan kan cloud-baseret lagerstyring styrke din virksomhed, og hvad skal du være opmærksom på?

I denne artikel forklarer vi dig, hvordan cloud-baseret lagerstyring fungerer, de mange fordele, det kan bringe til din virksomhed, og de potentielle ulemper, du skal overveje. Det handler nemlig ikke kun om teknologi – det drejer sig om at skabe en smartere, mere effektiv og værdiskabende lagerstyring, der understøtter både din drift og vækst.

Men først:

Hvad er cloud-baseret lagerstyring?

Cloud-baseret lagerstyring er en moderne tilgang til lagerstyring, hvor al software og data er lagret i den digitale sky frem for at være installeret på lokale servere eller computere i din virksomhed. Med andre ord er det en løsning, der kører via internettet og gør det muligt for dig at tilgå dit lagerstyringssystem fra hvor som helst – uanset om du sidder på kontoret, er på lageret eller arbejder hjemmefra.

Når dataene gemmes i skyen, betyder det, at lagerstatus, salgsordrer, indkøb og andre vigtige informationer altid er opdaterede og tilgængelige i realtid. Det eliminerer behovet for at bruge tid på manuel dataopdatering eller bekymre sig om hardwarefejl, der kan resultere i datatab.

En cloud-baseret løsning fungerer ved, at softwareleverandøren hoster systemet på sikre servere, som vedligeholdes og opdateres af dem. Du betaler typisk en abonnementsafgift, der inkluderer adgang til softwaren, automatiske opdateringer og kundesupport.

Lad os nu dykke dybere ned i, hvilke fordele du kan opnå med cloud-baseret lagerstyring.

Fordele ved cloud-baseret lagerstyring

1. Realtidsdata og bedre beslutningstagning

En af de mest markante fordele ved cloud-baseret lagerstyring er evnen til at arbejde med realtidsdata. I modsætning til traditionelle systemer, hvor opdateringer kan være forsinkede, giver cloud-løsninger dig øjeblikkelig adgang til de nyeste oplysninger om lagerbeholdning, indkøb og salg. Dette skaber et solidt grundlag for mere præcise og effektive beslutninger.

Realtidsdata: Et uvurderligt værktøj

Realtidsdata betyder, at du altid ved præcis, hvad der er på lager, hvilke varer der er på vej, og hvilke der allerede er reserveret til specifikke ordrer.

• Fordel: Denne indsigt giver dig mulighed for at træffe strategiske valg baseret på faktiske tal, snarere end at gætte eller basere beslutninger på historiske data.
• Effektivitet: Det er især nyttigt, når det kommer til indkøbsstyring, da du hurtigt kan identificere varer, der kræver genopfyldning, uden at bestille for meget eller for lidt.

Styrket samarbejde med teams og leverandører

Realtidsdata er ikke kun værdifulde for lagerpersonalet – de er også en fordel for salgsteamet og leverandører:

• Sælgerne kan hurtigt tjekke lagerstatus for at bekræfte tilgængeligheden af varer overfor kunderne.
• Leverandørerne kan modtage præcise data om lagerbehov og levere mere præcise genopfyldninger, hvilket styrker forsyningskæden.

Eksempel: Justering af genbestillingspåmindelser

Forestil dig, at en vare, der normalt sælger 50 enheder om ugen, pludselig sælger 100. Med realtidsdata kan systemet advare dig, så du hurtigt kan hæve genbestillingsniveauet og sikre, at din lagerbeholdning forbliver stabil.

2. Skalerbarhed og fleksibilitet

En anden værdifuld egenskab ved cloud-baserede lagerstyringssystemer er deres evne til at tilpasse sig din virksomheds behov, uanset omfanget af din vækst. I stedet for at være begrænset af hardware, der kan nå sin kapacitetsgrænse, giver cloud-baserede systemer dig friheden til at udvide og tilpasse, efterhånden som din virksomhed udvikler sig.

Fordel: Når du vælger en cloud-baseret løsning, undgår du de høje omkostninger og tidskrævende processer, der typisk er forbundet med opgradering af servere, softwarelicenser eller andet hardware. I stedet kan du:

• Tilføje nye brugere med få klik, så dit team nemt kan vokse.
• Udvide til flere lagerlokationer uden at skulle købe og opsætte separat software eller hardware til hvert sted.
• Skalere lagerkapaciteten, så systemet kan håndtere større datamængder og komplekse processer, uden at det påvirker ydeevnen.

Eksempel: Forestil dig, at din virksomhed vokser, og du åbner en ny lagerfacilitet i en anden by. Med et cloud-baseret system kan du nemt tilføje denne nye lokation til din eksisterende platform, så lageret straks bliver en del af din samlede lagerstyring.

Du kan dele data og få realtidsindsigt i lagerbeholdningen på tværs af alle lokationer, så du ved, hvilke varer der er tilgængelige hvor. Lagerpersonalet på den nye lokation kan begynde at arbejde i systemet fra dag ét, uden at det kræver kompleks installation eller lokale servere.

3. Nem adgang og mobilitet

Cloud-baserede lagerstyringssystemer bryder med de begrænsninger, der ofte findes i traditionelle løsninger, hvor adgang er bundet til bestemte computere eller lokationer. Med en cloud-baseret platform kan alle medarbejdere tilgå systemet fra enhver enhed, der har internetforbindelse – uanset hvor de befinder sig.

Fordel: Tilgængelighed på tværs af roller og lokationer

Denne fleksibilitet betyder, at alle i organisationen kan arbejde smartere:

• Ledelsen kan få overblik over lagerstatus, analyser og rapporter fra kontoret, hjemmet eller mens de er på farten.
• Lagerpersonalet kan bruge tablets, smartphones eller håndholdte scannere direkte på lagergulvet for at opdatere status, modtage varer eller plukke ordrer.
• Sælgere kan hurtigt tjekke lagerstatus og bekræfte tilgængeligheden af varer under kundemøder eller salgskald, hvilket forbedrer kundeservice og beslutningstagning.

Eksempel: Forestil dig, at en kunde kontakter dig for at høre, om en bestemt vare er på lager. En medarbejder, der er på lageret, kan med det samme finde varen via sin smartphone eller tablet, reservere den til kunden og informere om leveringstiden. Dette eliminerer behovet for at kontakte andre afdelinger eller vente på svar fra systemer, der kun kan tilgås fra kontoret. Resultatet er en hurtigere og mere effektiv proces, der forbedrer kundens oplevelse.

Mobilitet i praksis

Mobiladgang til lageret giver også mulighed for at effektivisere en masse processer:

• Plukning og pakning: Lagerpersonalet kan plukke varer og registrere deres bevægelser direkte i systemet uden at skulle tilbage til en stationær computer.
• Modtagelse af varer: Når nye varer ankommer, kan medarbejdere registrere og placere dem på hylderne med det samme via en tablet, hvilket sparer tid og reducerer fejl.

Fleksibilitet for eksterne teams

For virksomheder med eksterne lagerfaciliteter, eksterne sælgere eller eksterne samarbejdspartnere giver cloud-løsninger mulighed for at arbejde problemfrit på tværs af lokationer. Alle har adgang til den samme opdaterede information, hvilket skaber sammenhæng og reducerer risikoen for misforståelser.

4. Reducerede IT-omkostninger

Traditionelle lagerstyringssystemer kan være omkostningstunge at implementere og vedligeholde. Ofte kræver de investeringer i hardware som servere, licenser til software, installation af opdateringer og løbende teknisk support. Med cloud-baserede løsninger elimineres mange af disse udgifter, hvilket gør det til et mere omkostningseffektivt valg – især for små og mellemstore virksomheder.

Fordel: Minimal investering i IT-infrastruktur

I stedet for at købe og vedligeholde egne servere, hostes hele systemet i skyen af leverandøren. Dette betyder:

• Ingen omkostninger til hardware eller serverrum.
• Ingen behov for dyre softwarelicenser eller komplekse opdateringsprocedurer.
• Reduktion i energiforbrug, da der ikke skal driftes servere på stedet.

Alt dette gør cloud-baserede løsninger tilgængelige for virksomheder med mindre IT-budgetter, uden at gå på kompromis med funktionalitet eller ydeevne.

Effektiv håndtering af opdateringer og sikkerhed

Leverandøren håndterer alle aspekter af softwarevedligeholdelse, hvilket inkluderer:

• Automatiske opdateringer: Systemet opdateres løbende med de nyeste funktioner og sikkerhedsforbedringer uden driftsafbrydelse.
• Backup og gendannelse: Data sikkerhedskopieres regelmæssigt, så du aldrig mister kritiske lagerdata.
• Avanceret sikkerhed: Leverandører tilbyder ofte højere niveauer af datasikkerhed, end de fleste virksomheder selv kan implementere, herunder kryptering, adgangskontrol og overvågning af potentielle trusler.

Denne håndtering sikrer, at du ikke behøver at bruge interne ressourcer til disse opgaver, hvilket frigiver tid og penge til andre forretningskritiske områder.

5. Sikkerhed og backup

I en digital tidsalder er datasikkerhed en kritisk prioritet for enhver virksomhed. En af de mest betydelige fordele ved cloud-baserede lagerstyringssystemer er deres avancerede sikkerhedsforanstaltninger og automatiske backup-funktioner, som giver virksomheder ro i sindet og reducerer risikoen for datatab.

Avanceret kryptering og datasikkerhed

Moderne cloud-platforme benytter avancerede krypteringsprotokoller for at beskytte dine data både under overførsel og lagring. Dette betyder, at kun autoriserede brugere har adgang til dine lagerdata, og følsomme oplysninger forbliver sikre mod cyberangreb.

• Ekstra sikkerhedslag: Multifaktorgodkendelse, adgangskontrol og overvågning af uregelmæssig aktivitet bidrager til at forhindre uautoriseret adgang.
• Fordel: Din virksomheds data er ofte bedre beskyttet i skyen, end de ville være på en lokal server, da leverandører af cloud-løsninger har ressourcerne til at implementere de nyeste sikkerhedsstandarder.

Automatiske backups: En livline mod datatab

Cloud-baserede systemer tager regelmæssige og automatiske backups af dine data, hvilket sikrer, at alt fra lagerbeholdning til salgsordrer altid kan gendannes.

• Fordel: Dette eliminerer bekymringen for hardwarefejl, menneskelige fejl eller naturkatastrofer, der ellers kunne føre til betydelige tab.
• Eksempel: Hvis dit lager oplever en strømafbrydelse, eller hvis en computer bryder sammen, kan du hurtigt få adgang til din data igen via en anden enhed uden at miste noget.

Det var så nogle af fordelene ved cloud-baseret lagerstyring. Lad os nu kaste blikket på de ulemper, der kan være ved denne form for lagerstyring.

Ulemper ved cloud-baseret lagerstyring

1. Afhængighed af internetforbindelse

En stabil internetforbindelse er afgørende for, at cloud-baserede systemer fungerer optimalt. Problemer med netværket kan føre til midlertidige driftsforstyrrelser.

2. Løbende abonnementsomkostninger

Cloud-løsninger kræver typisk et månedligt eller årligt abonnement. Selvom de samlede omkostninger ofte er lavere end traditionelle systemer, kan de stadig belaste budgettet, især for mindre virksomheder.

3. Begrænset kontrol over systemet

Da systemet hostes eksternt, har du mindre kontrol over, hvordan det fungerer, og hvilke opdateringer der implementeres. Dette kan være en udfordring, hvis din virksomhed har meget specifikke behov.

Er cloud-baseret lagerstyring det rette valg for dig?

Valget af en cloud-baseret lagerstyringsløsning afhænger af din virksomheds størrelse, behov og teknologiske ambitioner. For små og mellemstore virksomheder, der ønsker en fleksibel, skalerbar og omkostningseffektiv løsning, er cloud-baseret lagerstyring ofte et oplagt valg.

Hos Rackbeat tilbyder vi en intuitiv og cloud-baseret lagerstyringsplatform, der gør det nemt at få overblik over din lagerbeholdning i realtid, samtidig med at du reducerer fejl og forbedrer effektiviteten.

Vil du vide mere?

Er du klar til at tage springet til cloud-baseret lagerstyring? Eller vil du blot udforske, hvordan det kan optimere din virksomhed? Kontakt os for en gratis præsentation af Rackbeat og find ud af, hvordan vi kan hjælpe dig med at gøre din lagerstyring smartere.