Den ultimative checkliste til at forbedre dine lagerforhold i dag

Få orden i dine lagerforhold med det samme

Driver du, eller arbejder du i, en virksomhed med et større eller mindre varelager, kender du måske følelsen af at være fanget midt i orkanens øje, når du går ud bagved. Du træder ind i en kaosfyldt, regelløs tidszone, hvor varegrupper og pakkestationer bevæger sig derhen, hvor vinden blæser. Det kan først og fremmest kræve et kompas at navigere i. Men det skaber også en tsunami af dårligdomme for din virksomhed.

For når der ikke er styr på lagerprocesserne, spilder du penge og tid, som f.eks. kunne være brugt på kundeservice og markedsføring. Måske kunne der endda holdes længere frokostpauser, hvis der kom en mere fast hånd om rettet ude på dit lager.

Selv hvis dit lager ikke er i fare for at blive afspærret af ordensmagten, eller du ikke ejer en kæmpe lagerhal, kan du samle en masse guldkorn op i den Ultimative checkliste til at forbedre dine lagerforhold i dag. Og hvem siger ikke, at du, måske endda med hjælp fra dette skriv, i fremtiden kommer til at skalere din forretning og stå med bugnende lagre i flere lande?

Så ønsker du enten at afblæse stormen på dit lager eller finde en kur, som vil få det til at stå snorlige, får du her serveret 7 punkter, der vil forbedre dine lagerforhold allerede i dag.

Hvis du derimod vil have den fulde menu med det samme, kan du også downloade “Den ultimative tjekliste til at forbedre din lagerstyring i dag.” 

Den indeholder hele 14 punkter, hvoraf de sidste 7 omhandler de administrerende dele af din lagerstyring.

Men nu drejer det sig om dine lagerforhold. God fornøjelse.

1. Placer bestsellers og varer med udløbsdato på forreste række

Selvom alle varer er vigtige, er der alligevel nogle varer, som er lidt vigtigere end andre. Disse varegrupper kan inddeles i dine “bestsellers,” dvs. de varer du sælger flest af, og så de varer, som har en kort udløbsdato. De skal nemlig altid have en fremtrædende plads på dit lager, så de er nemme at tilgå for alle.

Hvis du opererer med en stor lagerkapacitet, nytter det ikke noget, hvis man skal kravle igennem horder af paller for at komme frem til de varer, der går som varmt brød. Samtidig er det også ærgerligt, hvis dine varer med kort levetid lider en langsom død bag produkter uden udløbsdato.

Så når du reserverer de bedste pladser for dine vigtigste varer, vil du få et meget mere effektivt arbejdsflow. Du vil også gardere dig imod økonomisk svind, når du ruller den røde løber ud for dine varer med en særlig status. Det hele handler om at skabe en orden på dit lager, som giver bedst mening for alle medarbejdere i din forretning.

2. Hold orden på dit lager – eller tab dine kunder

Selvom overfyldte lagerrum kan ses som et sundhedstegn for en virksomhed i vækst, så er det ofte et tegn på en stresset patient. For når det roder på dit lager, så taber du en masse værdifuld tid på gulvet. Dels på at finde ordrerne, men også på at foretage den store hovedrengøring. Og dét kan mærkes af kunderne, bundlinjen og medarbejderne.

Når lageret er uorganiseret, kan kunden nemlig opleve længere ekspeditionstid – en ventetid, der måske gør, de finder en virksomhed med hurtigere udrykning. For uanset om du sælger elektronik, kaffe eller tøj, gider den moderne kunde ikke bruge tid i et venteværelse.

Ifølge en undersøgelse af Easy Ship, forventer hele 61% af de amerikanske forbrugere, at deres vare leveres inden for 3 timer. Hele 17% procent giver ligefrem udtryk for at ville annullere deres køb, hvis de oplever leveringsforsinkelser.

Vi er måske lidt mere tålmodige her til lands, men mon ikke tendenserne peger i samme retning med udbydere som Wolt, Just Eat og Gorillas? Dansk Erhvervs halvårsanalyse fra 2022 viser i hvert fald, at danskerne går ret højt op i leveringstider, særligt når det kommer til deres dagligvarer. 33% af de adspurgte B2B-kunder i Dansk Erhvervs B2B-analyse fra 2021 giver endda udtryk for, at man vil fravælge en udbyder, hvis der opleves forsinkelser.

Det korte af det lange er: hvis dit lager ligner et færdselsuheld, så kommer dine leverancer højst sandsynligt til at holde i kø. Og det tester kundens tolerancetærskel. Desuden får du nogle udmattede lagerarbejdere, hvis de skal kæmpe i noget, der minder om en skyttegrav fra Første Verdenskrig. Det er der heldigvis råd for.

Her får du nemlig medicinen mod dårlige lagerforhold:

• Lav nogle klare aftaler om oprydningen – dvs. få styr på: hvor, hvordan, hvem og hvornår.

• Køb nok skraldespande og lav udsmidningsområder.

• Anskaf en pappresser.

• Sorter varer efter størrelse samt, hvor hyppigt de bruges. Det kan f.eks. være efter daglig, ugentlig eller månedlig brug.

• Få styr på opbevaringsforholdene for dine produkter: kan de tåle lys, kulde, varme, fugt m.m.?

• Køb reoler, hylder og opbevaringskasser, der passer til dit inventars behov.

Når du nu har studset over midlerne til en sundere lagerkultur, kan du passende gå i dybden med de sidste to råd på listen. For du kan virkelig øge livskvaliteten på lageret, hvis du opbevarer dine varer korrekt og anskaffer nogle solide hylder og reoler.

3. Respekter varen: opbevar dine produkter et sikkert sted

For at undgå, at du og dine medarbejdere får blå mærker og panderynker af at støde ind i ting uden adresse, er det en god idé at skabe et velindrettet hjem for dine varer.

Nogle varer skal f.eks. have specifikke opbevaringsrum og placeringer. Der findes nemlig lyssky varer, som ikke tåler for meget sol. Andre varer drukner, hvis omgivelserne er for fugtige. Derfor er det essentielt, at du har styr på din opbevaring samt køber nok bokse og kasser, der kan spare dig for lagerrod.

Noget andet, som kan spare dig en masse grå hår, er, hvis du bruger tid og penge på en indkøbstur hos din nærmeste hylde- og reolforhandler.

4. Gå shop-amok i lagerhylder og -reoler

Du kender måske også følelsen af at være indespærret i en fængselscelle uden ilt, når du står i en endeløs Ikea-kø, eller andre indretningstempler, for at købe møbler. Derfor vil du ofte gøre alt for at undgå det. Men når du har et lager, kan det altså betale sig at ofre lidt af din frihed på indkøbet af ordentlige reoler og hylder.

Inden du springer ud i det, skal du dog tænke over, hvilke typer reoler og hylder, som bedst kan varetage dine produkters sikkerhed. Du sælger måske meget forskellige varetyper – med en stor variation på vægt, rumfang og skrøbelighed. Derfor er det afgørende, at du sørger for at købe de helt rigtige pallereoler, metalreoler eller kassereoler.

Når du så har målt og vejet dine behov, kan du opnå en stor produktivitet på dit lager, hvis du deler dine hylder og reoler op efter numre. På den måde kan dine varer nemlig tilgås med ekspresfart. Her får du lige en scene fra virkeligheden, hvor der gives et udmærket forslag til, hvordan du kan skabe en god lagerstruktur ved hjælp af tal og hylder:

“Okay, drenge og piger. Vi har købt de her praktiske hylder. La’ os smide vores mest populære varer på hylde 1-5 og montere hylderne ved pakkestationerne. Det er nemt og vi sparer tid. Bum, bum. Ja, det er ikke for sjov, jeg er blevet kronet til mellemleder.”

Lige meget, hvilket system du inddeler dine reoler og hylder efter, giver det et boost til din lagerorden. Det vil kunne mærkes af medarbejderne, men også af kunderne. Du har nemlig gødet jorden for en frugtbar og gnidningsfri ordreproces, hvor en bestilling kan pakkes og sendes afsted med det samme. Det leder os til det næste punkt på dagsordenen.

5. Parker dine pakkestationer på de perfekte pladser 

Uanset om kundens ordre skal igennem ét eller flere stop på dens rejse, er det vigtigt at tænke over, hvordan dine ordrer pakkes og sendes afsted mest effektivt. En gennemtænkt rejseplan optimerer nemlig hele arbejdsflowet fra plukningen til varerne ligger trygt i chaufførens lastbil.

Skal der pakkes tunge varer, kan det f.eks. give mening at placere en pakkestation med de færdigpakkede ordrer tæt på varemodtagelsen. Der er nemlig ikke noget, der forstyrrer folks arbejdsprocesser, som hvis en chauffør skal tonse tværs igennem lageret for at hente sine ordrer.

Du kan undgå irritable chauffører og stressede medarbejdere, hvis du gør hele pakkeprocessen mere flydende. Det kan ske med anskaffelsen af følgende hjælpemidler til dit lager:

• Pakkeborde: Det kan være større eller mindre borde. Afhængigt af varernes størrelse og beskaffenheder, kan man tænke i, hvor mange medarbejdere, der skal stå ved samme borde. Du kan også med fordel købe borde, hvor der kan påmonteres emballagepapir og folie.
• Rullestativer: Køb gerne nogle stativer med hjul, så medarbejdere og pakkeprocesser kan gøres mobile. Det gør det langt nemmere at transportere færdigpakkede varer og komponenter fra én pakkestation til en anden.
• Trappestiger: Skal der bestiges høje reoler for at nå en vare på toppen af bjerget, hjælper det, hvis I ligger inde med nogle højtragende trappestiger.

Du vil spare en masse tid og energi, når du lægger en snedig plan for pakkeriarbejdet, der indeholder en klar oversigt over pakkestationerne, -processerne og -hjælpemidlerne. Og sælger du f.eks. FMCG, forstår du både, hvorfor en effektivisering af dine pakkeprocesser er vigtig og, at julemanden er en myte. For du ved nemlig, hvor travlt du har med at plukke, pakke og poste pakker under højtiderne. Her sætter en effektiv og tidsbesparende pluk-og-pak-proces altså stjernen på juletræet.

Noget andet, der kan forbedre dine lagerprocesser, er, hvis du implementerer stregkoder på dine varer.

6. Sæt streg under med stregkoder

Det bliver meget nemmere at pakke og plukke ordrer, når dine varer kan findes. Og det skulle de gerne kunne i en fart. Gerne uden du og dine medarbejdere skal udrustes med skattekort og supersoniske briller for at opspore dem. Derfor kan det varmt anbefales, at du udstyrer dine varer med stregkoder.

Når stregkodesystemet er implementeret, kan lagermedarbejderne nemlig få det forkromede overblik over alle varegrupperne ved hjælp af scannere. Så hvis du ikke har gjort det endnu, er det en rigtig god idé at give din lokale stregkodesystem-udbyder et kald. På den måde kan du trygt gå til ro om natten, for du kan vide dig sikker på, at optællingen og plukningen af varer kan udføres i søvne.

Noget du ikke kommer sovende til er et sikkert lagermiljø, hvor alle dine medarbejdere kan færdes med sjælefred.

7. Gør dit lager til en tryghedszone

Har du en ambition om, at dit lager skal køre på skinner, er dine lagerarbejderes ve og vel alfa omega. Selv hvis din virksomhed ikke har lagerarbejdere, og det “bare” er dig, som sidder i førersædet på lageret, kan det alligevel betale sig at læse med.

For du kan finde en juvel eller to, som vil højne kvaliteten af arbejdsgangene på dit lager. Og hvis du får implementeret de gode vaner med det samme, vælter hele korthuset ikke, når din virksomhed er klar til at skalere.

Derfor skal du have tjek på sikkerheden, da man kan komme galt afsted på et lager. Særligt, hvis du sælger tunge varer. Du og dine medarbejdere kan trygt tage en spadseretur ude på lageret, hvis du kan sætte flueben ved følgende indkøbsliste:

• Afmærkningstape: Dine medarbejdere skal hurtigt kunne finde vej til nærmeste udgange i tilfælde af brand eller andre nødsituationer. Her kan afmærkningstape være den ideelle vejviser. Hvis du har sikkerhedsanlæg på lageret, er det ligeledes smart at markere.

• Palleløftere: Det er vigtigt, at der er købt nok palleløftere ind, så du minimerer antallet af gange dine lagermedarbejdere skal løfte tungt. Man skal altid have lagermedarbejdernes ryg.

• Rullestativer: Det gør det lettere at transportere mindre ting og delkomponenter, hvis lagerfolket har nogle rullestativer at støtte sig med.

• Engangshandsker: Hvis dine medarbejdere pakker f.eks. skarpe, fedtede eller kemiske produkter, vil de gnide sig i hænderne over god beskyttelse.

• Et fast kram og et klap på skulderen: Intet løfter moralen som et intenst kram eller et håndfast klap på skulderen. Et veludført kram udløser nemlig nogle endorfiner, som modvirker stress og smerte. På den måde kan du nedbringe sygedagene i din virksomhed betragteligt.

Nu er du klar til at lade de gode lagervaner gro – men det kan blive endnu grønnere!

Når du nu har gravet dig igennem den ultimative tjekliste, har du forhåbentligt høstet en masse guldfrø, som du kan gå ud og plante på dit lager med det samme, så du kan se din forretning spirre.

Hvis du gerne vil have, at din forretning skal blomstre endnu mere, kan du med fordel lægge bogmærket på plads igen og holde læselampen tændt lidt endnu. For du kan spare endnu flere penge og langt mere tid på dine lagerforhold, når du får fuldstændig styr på de administrative processer rundt omkring dit lager. Og det gør du bedst med et automatiseret lagerstyringssystem.

Det kan du læse meget mere om i den udvidede “Ultimative checkliste til at forbedre din lagerstyring i dag,” hvor du vil opdage alle de mange fordele ved automatiseret lagerstyring.