5 typiske fejl, virksomheder begår med lagerstyring via regneark – og hvordan du undgår dem
By Rackbeat oktober 6, 2025

For mange små og mellemstore virksomheder er Excel det naturlige førstevalg, når lageret skal styres. Det er billigt, velkendt og føles til at begynde med som en enkel løsning. Du kan hurtigt opsætte et regneark, tilføje varenumre og mængder, og så har du et overblik.
Men problemet er, at lagerstyring sjældent forbliver simpelt. Når antallet af varer vokser, flere medarbejdere skal have adgang, og data skal hænge sammen med både regnskab og webshop, begynder Excel at vise sine begrænsninger.
Og det, der startede som en smart løsning, kan ende som en hæmsko for vækst.
I Rackbeat taler vi dagligt med virksomheder, der kæmper med at få Excel til at fungere som et lagerstyringssystem, og ofte er det de samme udfordringer, der går igen. Derfor har vi samlet de 5 mest typiske fejl, virksomheder begår, når de bruger regneark til lagerstyring.
1. Dubletter og tastefejl
Når alt registreres manuelt, er fejl næsten uundgåelige. En enkelt forkert indtastning kan betyde, at lageret viser 100 varer på hylden, selvom der kun er 10. Og hvis en linje bliver kopieret to gange, risikerer du at bestille varer hjem, som du i virkeligheden har rigeligt af. Små fejl kan derfor hurtigt vokse sig til dyre problemer i form af en alt for høj kapitalbinding på varelageret.
2. Manglende realtidsopdatering
Et regneark er i princippet et øjebliksbillede. Men dit lager ændrer sig hele tiden. Hvis flere medarbejdere arbejder i samme fil, kan der let opstå flere versioner i omløb og pludselig ved ingen, hvilke tal der er de rigtige. Det skaber usikkerhed, både internt og i forhold til kunderne.
3. Ingen integration til andre systemer
Excel lever sit eget liv. Det kan ikke automatisk udveksle data med dit regnskabssystem, din webshop eller dit kassesystem. Derfor ender du med at skulle indtaste de samme informationer flere steder. Det er ikke bare tidskrævende, det øger også risikoen for, at tallene ikke stemmer på tværs af systemerne.
4. Begrænset indsigt og rapportering
Et regneark kan vise dig de mest basale oplysninger om dit lager, men det kan sjældent give dybere indsigt. Det er svært at se trends, planlægge indkøb eller forudsige, hvornår du løber tør for en vare. Derfor bliver beslutninger ofte taget på baggrund af mavefornemmelser frem for data.
5. Vanskeligt at skalere
Excel kan fungere til et lager med få varenumre, men når virksomheden vokser, bliver filerne uoverskuelige. Jo flere varer, leverandører og kunder du skal holde styr på, jo mere kompliceret bliver arket. På et tidspunkt risikerer lagerstyringen at blive en flaskehals, der holder væksten tilbage.
Sådan undgår du fejlene
Et dedikeret lagerstyringssystem som Rackbeat løser udfordringerne, der følger med Excel:
- Automatiske opdateringer: Vareantal justeres automatisk, når du køber ind eller sælger. Tastefejl og dubletter reduceres markant.
- Realtidsdata for alle: Hele teamet arbejder altid i samme opdaterede system – uanset hvor de befinder sig.
- Integration på tværs: Lageret synkroniseres med regnskab, webshop og POS, så du slipper for dobbeltarbejde.
- Indsigt og rapporter: Systemet giver dashboards og analyser, så du kan optimere indkøb, undgå udsolgte varer og reducere lagerbinding.
- Skalerbar løsning: Uanset om du har 50 eller 5.000 varer, kan systemet følge med din vækst og sikre kontrol hele vejen.
Klar til næste skridt?
Excel kan være fint i opstartsfasen, men på et tidspunkt koster det mere, end det gavner. Med et lagerstyringssystem får du styr på processerne, indsigt i tallene og et værktøj, der kan vokse sammen med din forretning.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis? Book en demo med vores team og oplev forskellen fra regneark til dedikeret lagerstyring.