Nøglefunktioner i lagerstyringssystemer for detailhandlere – Hvad man skal kigge efter

Det rette lagersystem: En beslutning, der kan løfte din detailhandel 

At vælge det rigtige lagerstyringssystem (WMS) er ikke som at beslutte, om dine post-it notes skal være gule eller lyserøde, hvor det ene kan være ligeså godt som det andet. 

For valget af dit lagerstyringssystem kan være afgørende for, om din detailhandel kan holde styr på varerne, sikre præcise lagertal og levere den gnidningsløse oplevelse, som kunderne forventer. 

Men med så mange systemer på markedet er det vigtigt for dig at sætte tid af til at klargøre dine behov såsom:

1. Hvad har din virksomhed brug for i dag – og hvad vil du få brug for i morgen?
2. Hvilke funktioner er uundværlige for at understøtte din vækst og konkurrencedygtighed?
3. Hvordan kan du sikre, at systemet faktisk lever op til forventningerne, før du træffer en endelig beslutning?

I denne artikel får du serveret de konkrete spørgsmål, detailhandlere skal stille sig selv i forbindelse med valget af lagersystem, og de nøglefunktioner i lagersystemet, der kan sikre, at dit valg matcher din virksomheds behov. 

1. Har jeg mulighed for at bestille nye varer hjem? 

Hvorfor det er vigtigt:
Effektiv indkøbsstyring sikrer, at du altid har de rette varer på lager, uden at binde unødig kapital til dit lager. Med et digitalt lagerstyringssystem kan du automatisere processerne, holde styr på leverandørrelationer og få det fulde overblik over dine indkøbsordrer. Dette gør det muligt at optimere lagerbeholdningen og sikre, at du altid er klar til at møde efterspørgslen.

Funktioner at kigge efter:

• Fleksibel varebestilling og registrering af varemodtagelser: Et brugervenligt lagersystem giver dig fleksible muligheder for at oprette indkøbsordrer, uden at afbryde dit arbejdsflow. Når varer modtages på dit lager, skal du kunne registrere dem med få klik, hvorefter din lagerbeholdning bliver opdateret. 
• Det fulde overblik over indkøbsordrer: Et overskueligt dashboard skal give dig en samlet oversigt over dine indkøbsordrer. Du bør kunne se status på hver ordre: er den faktureret, modtaget eller bogført? Og hvilke omkostninger samt valuta er der forbundet med ordren? Oversigten skal ligeledes kunne tilpasses dine behov, så du altid har de relevante oplysninger lige ved hånden.
• Leverandørstyring: Systemet bør gøre det nemt at administrere dine leverandører, både danske og udenlandske. En oversigt over dine leverandører skal indeholde centrale oplysninger som kontaktdata, CVR-numre, og deres varekataloger. Det gør det nemlig lettere at holde styr på relationer og effektivt planlægge dine indkøb.
• Genbestillingspåmindelser: Med mulighed for at angive en minimumslagerbeholdning på produkter kan systemet automatisk give dig påmindelser, når det er tid til at genbestille varer. Dette sikrer, at du undgår tomme hylder og holder lageret optimeret uden at overfylde det.

2. Kan lagersystemet snakke sammen med mine andre systemer? 

Hvorfor det er vigtigt:
Et moderne lagerstyringssystem skal kunne fungere som en del af din virksomheds samlede økosystem. For detailhandlere, der opererer på tværs af salgskanaler som fysiske butikker, e-handelsplatforme og markedspladser, er det afgørende, at lagerdata kan synkroniseres problemfrit. Hvis systemerne ikke taler sammen, risikerer du fejl i lagerbeholdningen, ineffektivitet og mistet salg.

Funktioner at kigge efter:

• Integration med e-handelsplatforme og regnskabssystemer: Sørg for, at systemet nemt kan kobles sammen med platforme som Shopify, WooCommerce, Magento, Dinero, e-conomic m.fl.: Undersøg leverandørens integrationsside for at se, hvilke systemer de allerede arbejder sammen med. Dette kan spare tid og ressourcer.
• Åben API: Vælg et lagersystem med en åben API, så du nemt kan udvikle integrationer til andre systemer, som fx ERP, POS eller regnskabsprogrammer.
• Synkronisering på tværs af salgskanaler: Lagerdata skal være konsistente og opdaterede på tværs af alle kanaler, så du undgår uoverensstemmelser.

3. Kan jeg trække rapporter på mit varelager? 

Hvorfor det er vigtigt:
Adgang til rapporter og analyser er afgørende for at forstå din lagerbeholdning, salgspræstation og kundeadfærd. Det giver dig indsigten til at træffe databaserede beslutninger ift. dine indkøb, holde din kapitalbinding på varelageret nede og reducere spild.

Funktioner at kigge efter i et lagerstyringssystem:

• Lagerbeholdningsrapporter: Få overblik over dine varer, fordelt på lokationer, varegrupper eller specifikke produkter.
• Salgsstatistik og analyser: Overvåg dækningsbidrag pr. medarbejder, produkt eller kunde for bedre planlægning og prioritering.
• Indkøbsrapporter: Følg op på, hvilke varer, der er modtaget fra hvilke leverandører.
• Finanslagerværdi: Beregn kapitalbindingen på lageret ud fra kostpriser og lagerantal.
• Varekontokort: Få overblik over alle bevægelser for en specifik vare, herunder indkøb, salg og justeringer.

4. Kan jeg tilgå mit lager fra mobilen?

Hvorfor det er vigtigt:
Mobiladgang til lageret giver din virksomhed friheden til at håndtere lageropgaver direkte fra gulvet, uden at være bundet til en computer. Det øger effektiviteten, reducerer fejl og gør det lettere at holde styr på lageret i realtid.

Funktioner at kigge efter:

• Ordrestyring: Gør det muligt at plukke, pakke og afsende ordrer på farten.
• Stregkodescanning: Brug mobilkameraet som scanner til at registrere varer hurtigt og nemt, uden behov for ekstra udstyr.
• Effektiv håndtering: Administrer lagerbevægelser og varereguleringer fra din smartphone, så du sparer tid og undgår manuelle fejl.

5. Kan jeg tilkøbe funktioner og mere dataplads eller følger det med i pakken?

Hvorfor det er vigtigt:
Et skalerbart lagerstyringssystem sikrer, at din virksomhed kan vokse uden at blive begrænset af systemets kapacitet. I nogle systemer kan det være nødvendigt at opgradere til en dyrere pakke, når du arbejder med større datamængder, hvilket kan føre til uforudsete omkostninger. Samtidig er det vigtigt, at systemet giver mulighed for at tilføje funktioner i fremtiden, så du undgår at skulle skifte system, når dine behov ændrer sig.

Funktioner at kigge efter:

• Skalerbar datakapacitet: Sørg for, at systemet kan håndtere stigende lagerbeholdning og salgsmængder uden at pålægge dig dyre opgraderinger.
• Ekstra funktioner: Undersøg, om du kan tilkøbe funktioner som stregkodescanning, rapportering eller integrationer, når din virksomhed har brug for dem.
• Support for flere lokationer: Tjek, om systemet nemt kan udvides til at inkludere flere lagerlokationer eller geografiske lokationer.
• God og inkluderet support: Vær opmærksom på, om der er adgang til kundesupport fra udbyderen, og om det koster ekstra at få hjælp. Supporten kan være afgørende for at løse udfordringer hurtigt og sikre, at systemet fungerer optimalt.

6. Sikkerhed og pålidelighed

Hvorfor det er vigtigt:
Sikkerhed og pålidelighed er grundpillerne i et godt lagerstyringssystem. Det sikrer, at dine følsomme data, som kundeoplysninger, lagerbeholdning og transaktionshistorik, forbliver beskyttet mod trusler som databrud eller tab. Samtidig er pålidelighed afgørende, så du altid har adgang til systemet, når du har brug for det – også i spidsbelastningsperioder.

Funktioner at kigge efter:

• Datasikkerhed: Sørg for, at systemet tilbyder avancerede sikkerhedsfunktioner som kryptering, adgangskontrol og brugerroller, så kun autoriserede medarbejdere har adgang til kritiske data.
• Regelmæssig sikkerhedskopiering: Tjek, om systemet automatisk tager sikkerhedskopier af dine data, så du ikke mister værdifuld information i tilfælde af fejl eller nedbrud.
• Høj oppetid: Undersøg systemets historiske oppetid (gerne tæt på 99,9 %) for at sikre, at det fungerer stabilt og ikke forstyrrer din drift.
• Robust drift: Sørg for, at udbyderen har en plan for nødgenoprettelse (disaster recovery), så systemet hurtigt kan komme online igen efter tekniske problemer.

7. Kan du teste systemet?

Hvorfor det er vigtigt:
At afprøve et lagerstyringssystem før dit køb sikrer, at systemet lever op til dine forventninger og opfylder din virksomheds specifikke behov. En grundig evaluering hjælper dig med at undgå uforudsete problemer, spare tid og penge samt sikrer en smidig implementering.

Funktioner og processer at kigge efter:

• Gratis demo eller prøveperiode: Vælg systemer, der tilbyder en prøveperiode, så du kan teste funktionaliteten i praksis.
• Gratis præsentation af systemet: Benyt leverandørens tilbud om online-præsentationer, hvor en specialist demonstrerer systemets funktioner og besvarer dine spørgsmål.
• Supporttest: Test kvaliteten af leverandørens kundeservice og tekniske support under prøven for at sikre, at de kan hjælpe dig i fremtiden.

Dit næste skridt mod effektiv lagerstyring

At vælge det rigtige lagerstyringssystem er en afgørende beslutning for detailhandlere, der ønsker at optimere deres lagerstyring, effektivitet og kundetilfredshed. Ved at fokusere på funktioner som realtidsbeholdning, multi-kanal integration, ordrehåndtering, rapportering og analyse, mobil adgang, skalerbarhed og sikkerhed, kan du sikre, at systemet understøtter din virksomheds vækst og behov.

Er du klar til at se, hvordan et moderne lagerstyringssystem kan løfte din forretning? Book en gratis præsentation med os hos Rackbeat, hvor vi viser dig, hvordan vores løsninger kan skræddersys til dine specifikke behov og sikre, at din virksomhed er rustet til fremtiden.