7 tips til din lageradministration: Få det fulde overblik over dit inventar og forbedr dit vareflow i dag

Er du træt af at drukne i Excel-ark, tabe penge på høje lagerbindinger, skuffe dine kunder med ordreforsinkelser eller gætte dig frem til salgsprognoserne og genbestillingerne på varerne? Så bunder din udmattelse højst sandsynligt i, at du ikke har ordentlig styr på din lagerstyring.

For lagerstyringen er bindeleddet, der sørger for, at indkøbene, salget og leverancerne spiller sammen, så kunderne spinder, økonomien skinner og det manuelle arbejde forsvinder.

Og bliver din lagerstyring ved med at blive betragtet som en mindre vigtig del af forretningen, udvikler små drillerier i hverdagens arbejdsgange sig til større katastrofer. Og det går voldsomt ud over din forretnings omsætning, mængden af tidsspild og hele kundeoplevelsen.

Men det kan du heldigvis gøre noget ved i dag!

For vi har brygget 7 punkter sammen til dig, der vil sørge for, at din lagerstyring går fra hovedpine til lykkefølelse. Så når du har lagt læsebrillen på plads, kan du gå ud og samle al din vigtigste data på ét sted, foretage fornuftige indkøb og få sat fart i salget, da du vil være fuldstændig klar til at efffektivisere din lageradministration.

1. Saml dine data, fakturaer og lagerrapporter på ét sted

Det kan ofte føles som om, du er fanget i en hvirvelvind af varierende og vanskelige lagerprocesser, vareflows og tal, når du driver en virksomhed med fysiske produkter. For at modstå uvejret, bør du kaste dig selv den redningskrans, der består i at samle alt din data over lagerrapporter, ordreflows, leverancer og fakturere på ét sted.

Når du systematiserer dine nøgletal & vigtigste informationer, og parkerer dem på samme adresse, vil du være i langt bedre stand til at:

Få overblik over dine bestsellers:

Når du har styr på, hvilke varer kunderne er mest pjattede med, samt i hvor store mængder, ved du, hvad du altid skal have på lagerhylderne. Du kan dermed også planlægge datoerne samt antallet for dine genbestillinger.

Undgå for høje lagerbindinger:

Du vil nemlig kunne udpege de skurkagtige varer, der underpræsterer salgsmæssigt og bare står og kukker på dit lager. Med retvisende data og salgsstatistikker vil du altid foretage de helt rigtige indkøb, så du aldrig står tilbage med overfyldte lagerrum.

Følge dine leveranceomkostninger:

Dine udgifter på leverancer, både til og fra dit lager, kan være meget varierende. Disse afhænger af, hvor mange samt, hvilke leverandører og chauffører, du samarbejder med – og så selvfølgelig de forbandede energipriser. Når du har de nyeste indkøbsrapporter ved hånden, kan du altid følge med i udviklingen i dine leveranceomkostninger, så du ikke bliver taget på sengen i forhold til leveringsomkostningerne. Og du kan altid skifte leverandøren ud med en anden, hvis de slækker på servicen og skruer leveringspriserne for højt op.

Samle alle dine delkomponenter til produktionen:

Alt efter, hvilke type varer du sælger, kan du have en større eller mindre mængde delkomponenter i omløb. Særligt hvis du har et produktionsfirma. De kan nemt tabes i slipstrømmen, både ude på lageret og i deres rejse til og fra dit lager. Sker det, får den lille pige ikke sit elskede dukkehus til sin fødselsdag. Og det vil gøre hende ked af det og skade din forretning. Derfor: Sørg for at tracke ALLE dine komponenter, store som små.

Finde ud af, hvor enkelte varer er:

Du kan være så heldig at have mange lagre, lagerrum, hylder og reoler. Derfor vil en systematisering af dine varelokationer sikre, at dine arbejdsprocesser ikke bliver en skattejagt, hvor du skal bruge koordinater, kompas og kort, når du skal finde en vare.

Have snor i alle dine udgifter og indtægter:

Uden styr på indkomst, afgifter og økonomisk svind, vil du nemlig aldrig være på sikker grund, når du driver en virksomhed. Det er endda blevet endnu mere vigtigt at have et holdepunkt, hvor alle disse tal, prognoser og rapporter kan søge ly, hvis du skulle fanges midt i en inflation. Skiftende priser og leveranceomkostninger bliver nemlig lidt nemmere at tackle, når du har det fulde overblik over dine nøgletal.

Moralen i dette første tip må derfor være: Du optimerer din lagerstyring så snart du samler og holder øje med alle dine udgifter, indtægter og salgsprognoser. Og når du gør det, øger du din vækst, kundetilfredsheden og konkurrenceevnen. 

Med retvisende rapporter i ryggen, sikrer du dig samtidig imod at høre den smertefulde klagesang med omkvædet “Har vi glemt at bestille nok varer hjem?” på kontoret. Den melodi får du afblæst mest effektivt med et lagerstyringssystem.

2. Automatiser og arranger dine genbestillinger med et lagerstyringssystem

Der er ikke noget værre end at have én eller flere varer, der sælger som varmt og velbagt brød i bageriet, men som ikke er at finde på hylderne, når du går feststemt og frejdig ud på lageret for at pakke kundens ordre.

Den bedste måde, hvorpå du kan omgå denne lyseslukker af en horror-scene, er hvis du anskaffer dig et lagerstyringssystem. Et lagerstyringssystem giver dig nemlig realtime opdateringer på din lagerbeholdning, så du altid ved, hvornår du skal genbestille en given vare.

Du kan nemlig få en reminder, når tiden er inde til at fylde dit lager op igen, hvis du angiver en minimumslagerbeholdning på dine produkter inde i dit lagerstyringssystem. På den måde er alle dine varer arrangeret og klar, når du går forventningsfuld ud på lageret for at glæde din kunde, så vedkommende ikke kigger mod konkurrenterne næste gang, fordi din service minder om et rædselskabinet.

En anden ting er: hvis du sælger sæsonprægede varer, som f.eks. tøj- og tekstilbranchen, vil du med et lagerstyringssystem være godt klædt på, når du skal bestille rigeligt med uld, bomuld og polyester til udsalget. Her har du også mulighed for at differentiere udsalgsvarerne i grupper og justere deres priser.

Du skal dog ikke lade kreditkortet slå gnister og køre genbestillingsknappen i bund. Det handler nemlig om at ramme det perfekte skæringspunkt mellem at kunne imødekomme kundens og revisorens krav. For du skal gå den perfekte balancegang, der består i at yde den hurtigste service OG samtidig betræde lagerbindingens smalle sti.

3. Undgå tomme lommer og overfyldte lagre

Det er meget vigtigt for dig at undgå for høje lagerbindinger, fordi du bløder penge og plads, når du er ved at drukne i et bassin af varer du ikke kan få afsat.

Det er dog en svær linegang at balancere den optimale lagerbeholdning, hvor du holder ligevægt og både gør dine sælgere og regnskabsfolk glade. De har det med at trække i hver sin ende af regnskabsrebet. Sælgerne vil nemlig sikre, at der altid er rigeligt med varer de kan afsætte, hvorimod revisorerne og regnskabsYodaerne vil minimere lager- & købsomkostninger.

Men, med forbehold for pludselige forsyningsproblemer, som mange oplevede under COVID, eller et frontalsammenstød med en inflation, der smadrer fartgrænsen, kan du køre dine genbestillinger ud fra en lagerberegning, der følger normalfordelingen af din vareomsætning.

Du kan nemlig undgå at følge dine mavefornemmelser, og blive spist af med for høje lagerbindinger, når du udregner normalfordelingen af din afsætningskurve og finder din minimumslagerbeholdning. Formlen, der finder din minimumsbeholdning, og som dækker din gennemsnitlige efterspørgsel, ser således ud:

Da det som sagt ikke er alle varer, der følger en normalfordelt kurve, kan du som tommelfingerregel sige, at varer, der har 20 eller flere uger med afsætning om året, kan bruges i din nye normalfordelingsformel.

Som afslutningsreplik i dette punkt på dagsordenen, skal du have følgende råd med på vejen til at optimere din lagerbinding: husk at gøre din lagerberegning til en vane. Og find gerne din nye formel frem fra regnehæftet én gang i kvartalet.

Noget andet, du skal have med på vejen, inden du går i gang med den helt store renovation af dine lagerprocesser, er påmindelsen om din vareregulering

4. Husk at reguler dine varer med det samme

Falder du pludselig over nogle uoverensstemmelser mellem din faktiske lagerbeholdning og din bogførte lagerbeholdning, kan denne uorden bunde i en manglende vareregulering. For at bevare et retvisende billede på din varebeholdning, og dermed også på dit regnskab og lager, er det vigtigt, du husker at registrere alle aktiviteter, der ændrer på antallet af dine varer. Her får du en lille huskeliste, så du aldrig glemmer din vareregulering:

• Hver gang du sælger en vare, skal du fjerne den pågældende vare fra varelageret. Notér også udgiften fra købet af varen og omsætningsbeløbet fra salget.
• Når du oplever svind, skal du huske at bogføre det. Dit regnskab og genbestillingsantal skal justeres, når der er færre varer på lageret end forventet. Det kan nemt glemmes, når hverdagen fræser derudaf.
• Hvis dine varer går hen og falder i værdi, skal de nedskrives i bogføringen. Dette kan skyldes markedsændringer forårsaget af inflation eller nye trends.

Med disse huskekager in mente, vil du aldrig gå sukkerkold og snuble ind i et tomt lager eller vrede bogholdere på gangen, fordi du ikke har styr på din vareregulering. Du skal dog altid være opmærksom på regne- og tastefejl, der let kan opstå i programmer som Excel. Særligt når du er omgivet af kaffekopper, kagekrummer og kontorkaos.

5. Sats ikke på Excel eller din matematiklærer

Du kender det desværre nok godt. Du fejlplacerede din finger på keyboardet og ramte den forkerte tast, puttede et tal ind i den forkerte kolonne eller overså nogle små, men afgørende, mellemregninger.

Mindre fejl som disse, kan udvikle sig til større katastrofer, hvor din bogførte lagerværdi ikke stemmer overens med din faktiske lagerværdi. Så selvom Excel og du, med dine regnefærdigheder, er et umage makkerpar, så er I desværre ikke guddommeligt ufejlbarlige.

Det er der heldigvis andre end Vor Herre, der er.

Med et lagerstyringssystem vil du f.eks. altid have dine faktiske tal i din hule hånd, fordi systemet automatisk kan registrere dit salg fra webshoppen & POS, dine indkøb fra leverandørerne og din lagerbeholdning.

Dermed slipper du for at taste dine tal ind manuelt i Excel eller lignende programmer, hvilket mindsker risikoen for, at du kommer ud for regne- eller tasteulykker. Vælger du et cloudbaseret lagerstyringssystem, vil du også undgå at miste al din værdifulde data, hvis din computer stiller træskoene.

6. Sørg for en digital backup på dine varedata

Hvis din computer er mæt af dage og brænder sammen, kan det være vanskeligt at redde alt din varedata ud af ilden. Du kan også risikere, at dine salgsprognoser går op i flammer, når dine systemer skal opdateres. Men – det er der heldigvis råd for. For med et cloudbaseret lagerstyringssystem kan du redde dig selv og din data ud af gløderne.

Et cloudbaseret lagerstyringssystem gemmer nemlig alt din data sikkert oppe i den digitale sky, så du aldrig skal prøve at slukke en brand for at bevare dine nøgletal.

Du overvinder derfor en masse menneskelige mangler, når du digitaliserer din lagerstyring. Noget andet du også får med et cloudbaseret lagerstyringssystem er en tæt kontakt med dine ordreflows.

7. Flyd med dine ordreflows og varer i omløb

Du kan hurtigt miste forbindelsen til alle de ordrer og varebestillinger, som din forretning har ude at svømme. Så, hvis du vil holde snor i alle de aktiver, der sejler rundt på kryds og tværs imellem lageret, kunderne og leverandørerne, er det vigtigt, at du har mulighed for at tracke dine varer og ordrer. Det sørger du først og fremmest for ved at indsamle alle de tilgængelige produktinformationer, som du ligger inde med – eksempelvis SKU-numre, stregkodedata og batchnumre.

Det er bl.a. vigtigt at have sine batch- eller serienumre tæt på kroppen, hvis du indkøber en masse delkomponenter til dine færdige produkter – og altså har brug for produktionsstyring. For står du og skal bruge nogle væsentlige dele, lad os bare sige fra Japan, men opdager, at der er en længere leveringstid på dem end normalt, kan du ikke levere den færdige vare til tiden. Men den kedelige situation kan du komme i forkøbet, hvis du har tracking på dine varenumre, da du kan bestille komponenten hos en anden leverandør i god tid.

Derfor er det især smart, at du ligger inde med dine vare- og ordrenumre. Men det er endnu smartere, hvis du samtidig overvejer at prøve et cloudbaseret lagerstyringssystem. Du vil nemlig automatisk få lagret og opdateret alle oplysningerne på dine ordreflows og bestillinger på samme platform i real-time. På den måde taber du aldrig det vigtigste ude af syne, nemlig varen, da du altid kan flyde med din ordrestrøm.

Er du klar til at prøve et lagerstyringssystem?

Nu er du forhåbentligt blevet meget klogere på god lagerstyring samt mere vis om, at et cloudbaseret lagerstyringssystem er midlet til en højere omsætning, mere effektive arbejdsprocesser og flere tilfredse kunder for din forretning.

Alt det får du med Rackbeats lagerstyringssoftware, der er komponeret i samarbejde med de bedste udviklere, de mest garvede supply chain-managers og vores ambitiøse kunder, som vi altid er dialog med, så vi kan skabe nye, brugbare features.

Rackbeat kan også afdække de fleste behov. Så hvis du er på udkig efter nogle særlige funktioner f.eks. produktionsstyring, ordrestyring eller, at webshoppen skal integreres med lageret og økonomistyringen, vil programmet være lige det, du søger.

Vi har lavet en lager-sammenligning til dig, så du kan se, hvad Rackbeat kan i forhold til andre spillere på markedet, og du kan træffe den bedste beslutning.

Hvis du er træt af alt læsningen, kan du også prøvekøre Rackbeat gratis i 14 dage helt uden bindinger.