7 KPI’er til din lagerstyring: Optimer din lagerdrevne virksomhed i dag

Formålet med dette indlæg er at kortlægge de 7 mest brugte økonomiske nøgletal, eller KPI’er, du skal kende til som lagerdreven virksomhed med varelager.

Hvorfor er KPI’er vigtige? 

Vi har lavet en kort oversigt over alle de vigtigste nøgletal, du bør kende som virksomhedsejer med varelager.  Nøgletal eller KPI’er (Key Performance Indicators), som de også betegnes, hjælper dig med at identificere og definere din virksomheds fremgang eller mangel på samme. Betegnelserne vil blive brugt synonymt i denne guide, da de dækker over samme begreb.

Hvis din virksomhed ikke har en standardiseret metode til at måle virksomhedens tilstand, er det svært at identificere både fremgang og tilbagegang. Nøgletal reflekterer din virksomheds vision og mission, og de er samtidig er et redskab, der giver indsigt og forståelse af din virksomhed. 

Nøgletal bør bruges som pejlemærker, der indikerer, hvordan din virksomhed klarer sig i forhold til eksterne faktorer, som f.eks. konkurrenter, og og interne faktorer, som f.eks. mål.  

Det er virksomhedens egen opgave at identificere og bestemme de ”rigtige” nøgletal, da det afhænger af forhold som branche, industri samt den specifikke virksomhedsstruktur. 

I det følgende vil vi gennemgå 7 grundlæggende KPI’er, som kan optimere din lagerstyring – uanset din virksomhedsstruktur. 

1) Lageromsætning 

At måle sit lagers omsætningshastighed er vigtigt, fordi det afspejler hastigheden af dit salg.

Eftersom din virksomhed sandsynligvis har kapital bundet i varebeholdningen, er det grundlæggende at identificere, hvad der bliver solgt, hvor lang tid det tager, og hvad der optager værdifuld lagerplads.

Det er vigtigt at holde styr på, om du genbestiller varer, der ikke sælger, eller som ikke er profitable. En vare, der ikke sælger, er en udgift –  ikke nok med den ikke sælger; den optager samtidig hyldeplads og nedsætter lagereffektiviteten.

Derfor bør du tracke dine kunders købsadfærd og din lageromsætning, så du kan tilpasse dine indkøb derefter.

2) Lagerudgifter

En lagerbeholdning og varer, der bruger lagerplads, er associeret med en del udgifter, f.eks. arbejdskraft, risiko/forsikring, husleje og fragt. Disse udgifter måles typisk over en given periode, f.eks. pr. kvartal. 

Med et fast greb om dette nøgletal kan du finde ud af, hvor meget profit din nuværende lagerbeholdning rent faktisk kan indbringe og dermed minimere eventuelle afskrivninger.  

Et nøje kendskab til dette nøgletal er ligeledes grundlaget for bedre at kunne kontrollere lagerudgifter. 

3) Varemodtagelse

En vigtigt KPI er effektiviteten af varemodtagelse – om enten det gælder færdigproducerede varer, halvfabrikata eller fabrikata.

Unøjagtigheder i registreringen af varemodtagelser kan hurtigt aflede en negativ dominoeffekt. Tal, der har relevans for varemodtagelse, inkluderer dine lagermedarbejderes pladsbehov samt hastigheden fra en vare er modtaget, til den er registreret på dit lager. 

En måde at optimere varemodtagelsen på, så du kan lokalisere potentiel tidsspild samt sætte en realistisk målsætning, er ved at måle mængden af varer modtaget på lager pr. lagermedarbejder i timen.

Andre aspekter, der påvirker effektiviteten af din varemodtagelse, og som derfor er vigtige at have kendskab til, er: 

• Omkostninger pr. modtaget linje
• Procentvis andel af korrekt modtagne ordrer
• Anvendt behandlingstid pr. kvittering 

Dertil kommer, at forhold som organisering og kategorisering af varer samt lagerets logistiske infrastruktur ligeledes har betydning for arbejdsgangenes effektivitet. Sæt derfor dine vare i ét konsekvent system, der giver mening for din virksomhed. 

4) Put-away 

Når varerne er modtaget og registreret, begynder arbejdsprocessen omkring afsætning og placering af varer på lageret. Dette med henblik på pluk, pak og afsendelse. Ved at effektivisere afsætningen af dine varer, kan du sikre mere gnidningsfrie varepluk. Placer derfor dine varer hensigtsmæssigt, da det vil reducere leveringstiden betydeligt. 

Selvom put-away nøgletal ikke altid er det nemmeste at måle, er det bestemt ikke umuligt. 

Du kan for eksempel lave løbende måling og opfølgning på: 

• Nøjagtighed af økonomiske tal
• Pris på og/eller antal betalte varer, som aldrig modtaget
• Antal arbejdstimer
• Pris pr. vare opmagasineret på lager

5) Lagerbeholdning

Den bedste måde at måle din virksomheds nøjagtighed af lagerbeholdningen, er ved at sammenligne den faktiske lagerbeholdning med den teoretiske lagerbeholdning. 

Hvis du vil spare tid og sikre dig imod eventuelle tællefejl, kan dette med fordel gøres via lageroptælling med en stregkodescanner, løbende lageroptælling og -rapportering, der samtidig sikrer korrekt bogføring.

Hvis din faktiske og bogførte lagerbeholdning er uoverensstemmende, vil du opleve unødvendigt høje omkostninger, unøjagtig bogføring og lavere kundetilfredshed.

Manuel lagerstyring er ikke bare tidskrævende; det fører ofte til unøjagtigheder og unødvendige udgifter. Mange produktionsvirksomheder bestiller eksempelvis halvfabrikata til produktionsordrer, de allerede har til rådighed, fordi deres lagerbeholdning ikke er opdateret i realtid. Det er en unødvendig omkostning, der nemt kan elimineres ved brug af en smart softwareløsning.

Du kan med fordel undersøge, hvilke lagersystemer, der kan integreres med de systemer, du i forvejen bruger, f.eks. til fragt, bogføring og webshop. Hvis du ofte oplever unøjagtigheder i din lageroptælling, er det en fordel at anvende et lagerstyringssystem med integration til stregkodescannere.

6) Gennemløb

Gennemløbet refererer til antallet af enheder, der bliver behandlet og flyttet gennem dit lager på daglig basis. For at beregne din gennemløbsrate skal du følge varernes bevægelse gennem lageret i en given periode. Ønsker du at måle, hvor mange ordrer dit lager behandler inden for en otte timers vagt, kan du følge antallet af modtagne ordrer i den tidsperiode og hvor lang tid det tager for hvert produkt at bevæge sig fra plukkestadiet til indpakning og mærkning. Hvis dit lager behandler 400 ordrer på otte timer, betyder det, at medarbejderne i gennemsnit fuldfører 50 ordrer per time.

7) Ordrehåndtering 

Når du begynder at måle din drift, opdager du muligvis, at ordrehåndtering er en af de mest krævende processer. Det er typisk det, der kræver flest arbejdstimer, og som er mest komplekst. 

God kundeservice kræver præcis og hurtig ordrestyring. Derfor er nøgletal for virksomhedens ordrehåndtering vigtige, eftersom kundetilfredsheden afhænger af dette.

Derfor bør du som minimum holde øje med følgende nøgletal i din ordrehåndtering: 

• Pris pr. ordrelinje plukket
• Antal ordrer plukket pr. tidsinterval: En gennemsnitlig plukker forventes at plukke mellem 120-175 stykker/kasser i timen. Og de allermest effektive plukkere opnår mere end 250 pluk i timen. Anvendelse af avanceret teknologi som Voice Picking kan øge plukkehastighederne med op til 30% under de rette betingelser.
• Værdi af arbejdstimer brugt på varepluk
• Brug af indpakning og andre hjælpematerialer
• Tid fra modtagelse til afsendelse: Forbrugeren forventer i stigende grad, at en bestilling er leveret inden for 1-2 dage. 
• Udfyldningsgraden: Dvs., hvor godt en ordre eller en levering er blevet fyldt med de ønskede varer i forhold til den oprindelige anmodning. Her siger man ofte, at en udfyldningsgrad på 97-98% er godt. Ryger den ned under 94% skal man kigge ind i en mere effektiv genbestillingsproces.

En anden relevant KPI er procent af korrekte ordrelinjer – første gang. En måde at sikre korrekte ordrelinjer, korrekt pluk og hurtig ordrebehandling er at bruge et system, der automatiserer netop disse processer.  

Er du virksomhedsejer, f.eks. af en mindre virksomhed, har disse nøgletal stor betydning for din evne til at konkurrere imod større virksomheder. Hvis du ikke har en klar ramme til forståelse af din virksomhed, har du ikke noget skridsikkert fundament til at træffe gode beslutninger. 

Får du overblik over din virksomheds nøgletal, kan du bedre forstå din forsyningskæde, dine kunder og virksomhedens agilitet.

Har du ikke tid, overskud eller lyst til at nørde med tal? Moderne software kan holde styr på dit lagers nøgletal – helt automatisk.

Vil du vide mere om, hvordan et lagerstyringssystem kan hjælpe dig med at ramme de magiske 7 KPI’er? Så tag et kig på vores indlæg, der forklarer dig, hvordan du sparer tid og ressourcer med digital lagerstyring.