5 tegn på, at du har brug for et lagerstyringssystem

Lige meget hvor godt det går for din lagerdrevne virksomhed, kan du altid finde et par områder inden for lager- og ordrestyringen, der kunne trænge til at få skruet lidt på optimeringsknappen. Og nogle af disse udgør måske endda forhindringer, der bremser din forretning i at nå sit fulde potentiale.

Men heldigvis kan der bygges en bro, så du kan træde over de fleste ujævnheder forbundet med din lageradministration og ordrehåndtering.

Til dette skriv har jeg derfor valgt at samle de hyppigst mødte udfordringer, som Rackbeat har løst for vores brugere, så de har kunnet fokusere på udvikling fremfor skævheder i deres arbejdsgange.

Uanset om du kan nikke genkendede til en eller flere af følgende udfordringer, vil du kunne spare en hel del tid, kræfter og ressourcer ved at implementere et lagersystem i din drift. Du får først udfoldet de 5 tegn på, at der mangler et lagersystem i dine arbejdsgange, hvorefter Rackbeats løsninger bliver præsenteret.

Vi lægger ud med en klassisk tidsrøver.

1. Der bruges meget tid på manuelt arbejde

Hver gang en kunde har lagt en ny ordre eller en vare har bevæget sig fra ét sted til et andet, skal du registrere det i dine regneark eller i din notesblok, så din lagerbeholdning stemmer. Det stjæler din tid. Og samtidig øger denne tidsrøver risikoen for fejl – uanset hvor skarpt dit hoved er, og hvor smidige fingre du besidder.

Statistisk set begår du nemlig i gennemsnit 1 fejl hver 300’ende tast, dine fingre rammer på tastaturet. Dermed taber du ikke kun tid, når du registrerer varebevægelser manuelt. Der går potentielt også kludder i dine ordrer, bestillinger og lagerstatusser, så du ender med at miste overblikket over vigtige dele af din forretning.

2. Du mangler rapporter på indkøbene, lageret og salget

Når det kommer til din data på indkøb, lagerstatusser og salg, mangler du også det forkromede overblik. Det bunder i, at du ikke har mulighed for at trække fyldestgørende rapporter på bestillinger, lagerbeholdninger og salgsordrer, hvis du arbejder med regneark eller systemer, der ikke er skræddersyede til lagerhåndteringen.

Og så vader du ind i et minefelt med bind for øjnene, når du skal bestille varer. For baserer du ikke dine indkøb på reel data, stiger risikoen for, at du køber for få eller for mange varer hjem. Begge dele er dyrt: Enten møder dine kunder tomme lagerhylder eller også står du med en alt for høj kapitalbinding på dit lager.

3. Dit lager er ikke integreret med regnskabet og salget

En stor årsag til, at du bruger for meget tid på den manuelle indtastning, bestiller for mange varer hjem eller oplever bøvl med faktureringen, skyldes at dit regnsskabsystem og salg ikke snakker sammen med dit lager.

Derfor bliver der ikke givet automatisk besked til dit lager, når der bliver lavet et salg, f.eks. i din webshop, således varerne kan blive trukket fra lagerbeholdningen. Og du kan også løbe ind i forhindringer, hvis der sker ændringer i forhold til dine finansværdier. Skal en vare nedskrives, fordi den er gået i stykker, eller står du med nogle returvarer fra en kunde, må du ind manuelt og opdatere lagerbeholdningen samt oprette en kreditnota til dit regnskabssystem.

Det bryder dit arbejdsflow op i tidskrævende dele, fordi du ikke har et lager, der er forbundet med dit regnskab og salg.

4. I bruger meget tid på at plukke, pakke og afsende varer

Apropos afbrudte arbejdsflows. Ude på gulvet kunne der også trænges til lidt effektivisering, når det kommer til hele ordrehåndteringen. Måske mangler dine medarbejdere en opdateret oversigt over, hvor varerne præcist står på lageret. Det kan også være, at plukningen af varer foretages manuelt eller i et separat scanningssystem, der ikke er forbundet til lageret, hvilket betyder, at lagerbeholdningen ikke opdateres med det samme.

Og det tærer altså på tempoet og sløver strømliningen af hele ordrehåndteringen.

5. Forretningen er afhængig af din PC eller bærbar, når lageret skal opdateres

Noget andet, der også kan gøre arbejdsgangene tunge, er, hvis du arbejder med en on premise-løsning til din lagerstyring. Så er du nemlig tvunget til at sætte dig til rette ved en stationær PC eller finde den bærbar som systemet er installeret på, når du skal ajourføre vareregistreringerne, lagerstatussen og salgsordrene.

Og hvis en medarbejder er syg, den ansvarlige arbejder hjemmefra eller er på farten, kan en anden ikke bare lige logge på sit device og klare lageradministrationen.

Du er derfor hæmmet af, at du mangler et system, der kan sørge for, at lagerstyringen og ordrehåndteringen aldrig går i stå.

Heldigvis findes der sådan et.

Sådan løser Rackbeat de 5 udfordringer

Du skal ikke overdynges med udfordringer uden også at modtage løsningerne på dem. For Rackbeats lagersystem gør dig nemlig i stand til at omdanne de 5 kattepiner til muligheder ved at:

1. Fjerne tidsspild på manuel indtastning samt give dig automatisering og overblik

I Rackbeat bliver dine varebevægelser registreret hver gang, der sker en ændring, og når du laver et salg, bliver lagerbeholdningen automatisk justeret. Dermed sænker du både mængden af manuelt arbejde og risikoen for tastefejl. Du vil heller aldrig miste overblikket, da du altid kan tilgå din lagerbeholdning samt dine salgs- og indkøbsordrer i overskuelige oversigter.

“Altså, vi startede med det, vi kalder en Excel-løsning, og det gav bare rigtig meget manuelt arbejde, så det blev svært for os at finde hoved og hale i det. For der lå pludselig rigtig meget data. Men nu smider vi bare produktet til salg med det samme, og så kan vi så altid følge op på ordrerne i Rackbeat.

Så vi har fået et system, der fortæller os, hvad vi har købt, solgt og liggende på laget. For hvis vi skriver det på papir, bliver det meget uoverskueligt.” – Qais, DelsouX.

2. Fjerne datamangel og give dig rapporter på indkøb, lagerbeholdninger og salg

Med Rackbeat kan du også trække rapporter på indkøb, lagerbeholdninger og salg. Og når du har denne data, bliver det meget nemmere at foretage de rigtige indkøb til tiden, da du kan se, hvor hyppigt og hurtigt varerne sælges over en længere periode.

Baseret på denne viden, kan du så gå ind i Rackbeat og angive en minimumsbeholdning for hver varer, hvorefter du får en besked, når der skal genbestilles. Dermed kan du sænke dine kapitalbindinger på lageret og sikre, at dine kunder får sine varer til tiden.

“Nu kan vi måle på ting. Det er fedt. Det kunne vi ikke før, men nu har vi data! Vi havde jo ikke på samme måde data, som vi har nu med Rackbeat.

Derfor har vi nu ugentlige salgsmøder, hvor vi tracker 1:1, hvad skete der på de forskellige produkter, de forskellige ordrer, de forskellige kunder, uge for uge, igennem den data, der kommer fra Rackbeat.” – Thomas, Banana CPH.

3. Fjerne løse forbindelser og give dig en integration mellem dit lager, regnskab og salg

Rackbeat kan forbinde dit lager med regnskabet og webshoppen. Så når der bliver lavet et salg i webshoppen, eller du selv opretter en salgsordre, vil varerne blive trukket fra lageret og du kan sende en faktura til dit regnskabssystem. Skal en kundeordre retur, kan du også justere lageret med det samme. Og oplever du spild, kan du nemt oprette en kreditnota, der sendes til regnskabet.

“Det her med, at Rackbeat kunne integreres med e-conomic var ret vigtigt, fordi vi gad ikke til at skifte økonomisystem. Og så kunne jeg jo se, at der var muligheder for at integrere til webshops og en masse andre ting.” – Christian, Dahl Limited.

4. Fjerne forhindringer ved ordrebehandlinger og give dig en strømlining af dit ordreflow

Rackbeat giver dig lokationsstyring, hvilket vil sige, at du kan inddele dit lager i flere lokationer, rum, hylder m.m. Der er også mulighed for at tilgå plukke- og pakkelister direkte fra Rackbeats mobilapp samt koble scannersystemet til lagerstyringen. På den måde kan du eller lagermedarbejderen langt hurtigere plukke, pakke og afsende kundernes ordrer.

“Mange af arbejdsopgaverne blev simpelthen simplere, fordi hvor man før skulle igennem måske 8 trin, så kan man gøre det på 3 i Rackbeat. Så siger det sig jo selv, at tiden man bruger på de opgaver kan gøres drastisk meget hurtigere, og så er der jo mere tid til andet.” – Jorge, Melia Food Trade.

“Når du opretter en ordre, så kan du også direkte oprette en produktion på den ordre og hooke den up til følgesedler, fakturering og afsendelse til vores eksterne producenter. Altså med én oprettelse kan du få hele kæden sat i gang og lukke den på samme.” – Thomas, Banana CPH.

5. Fjerne on premise-lænkerne og give dig en cloudbaseret løsning

Rackbeat er cloudbaseret, hvilket betyder, at din data altid bliver lagret sikkert oppe i “skyen.” Herfra kan samtlige brugere af systemet tilgå lageret og ordrene – lige meget hvor I befinder jer, og med hvilket device, da systemet er mobilkompatibelt.

“Man kan jo bruge Rackbeat på sin telefon eller iPad. Det kunne det andet system vi havde ikke. Det er fedt, at man kan slå sit lager op på telefonen og se lagerbeholdningen. Det gør, at vi kan yde en højere service, en mere præcis service. Så det hjælper vores kunder.” – Christian, MobileAdds.

Prøv Rackbeat i dag

Så du kan altså spare en masse tid, tastefejl, datatab med Rackbeats lagerstyringssystem. Hvis du gerne vil høre mere om systemet, eller søger løsninger på andre udfordringer, er du altid velkommen til at booke en præsentation med en lager-ekspert. Du kan også springe ud i det med samme og prøve systemet gratis i 14 dage.